# Big Room Planning: Abhängigkeiten in zwei Tagen auflösen

Autor: Marin Niehues, Niehues Consulting · Veröffentlicht: 2024-03-14 · Delivery & Steuerung
Quelle: https://www.niehuesconsulting.de/blog/big-room-planning/

Big Room Planning löst Abhängigkeiten zwischen Teams, indem alle Beteiligten ein bis zwei Tage gemeinsam in einem Raum planen und ihre Abhängigkeiten direkt untereinander verhandeln. Die Methode ersetzt wochenlange Abstimmung per Mail und Ticket durch ein Gespräch mit Entscheidern am Tisch. Sie lohnt sich ab dem Punkt, an dem Wartezeiten zwischen Teams mehr Kapazität binden als die Veranstaltung selbst.

Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf, rechnet Kosten und Nutzen an einem Beispiel durch und nennt Kriterien, ab wann Big Room Planning den Aufwand wert ist und welche Alternativen bei kleineren Konstellationen genügen.

**Big Room Planning wirkt, weil es die Wartezeit zwischen Teams in wenige Stunden Verhandlung verwandelt. Die Wirkung bleibt aus, wenn Entscheider fehlen und Zusagen im Raum nicht verbindlich werden.**

## Was ist Big Room Planning?

Big Room Planning ist eine regelmäßige Planungsveranstaltung, bei der mehrere Teams, ihre Produktverantwortlichen und die zuständigen Führungskräfte in einem Raum gemeinsam den Plan für den nächsten Zeitraum erstellen. Der Gedanke stammt aus dem Lean-Management: Toyota kennt den „Obeya“, den großen Raum, in dem Beteiligte Informationen an den Wänden sichtbar machen und Entscheidungen am Ort des Geschehens treffen. In der Softwarelieferung bekannt wurde die Form durch das Scaled Agile Framework, das sie als PI Planning führt. Dort planen Teams eines Verbunds, der Agile Release Train genannt wird, face to face über zwei Tage, in der Regel für einen Zeitraum von acht bis zwölf Wochen.

Das Prinzip steht auf einer Erkenntnis aus der Produktentwicklung: Don Reinertsen beschreibt in seinem Buch über den Fluss in der Produktentwicklung (2009), dass lange Warteschlangen und große Pakete die Durchlaufzeit stärker verlängern als die eigentliche Arbeit. Abhängigkeiten zwischen Teams sind solche Warteschlangen. Eine Anfrage, die auf dem Dienstweg eine Woche liegt, lässt sich im Raum oft in zehn Minuten beantworten. Welche Mechanismen Abhängigkeiten zwischen Teams ausmachen und welche Werkzeuge es gibt, beschreibt der Beitrag zu [Abhängigkeiten zwischen Teams](/blog/abhaengigkeiten-zwischen-teams-managen/).

## Wie läuft Big Room Planning ab?

Big Room Planning läuft in zwei Tagen mit drei Phasen ab: Ausrichtung auf das Ziel, Planung in den Teams und Abgleich zwischen den Teams. Die folgende Gliederung folgt dem Ablauf des Scaled Agile Framework und lässt sich auf kleinere Verbünde übertragen.

**Ablauf an zwei Tagen**
Kriterium | Tag 1 | Tag 2 | Ergebnis
Ausrichtung | Geschäftskontext, Produktvision und technische Ausrichtung werden vorgestellt | Anpassungen aus der Führungsrunde | Alle kennen Ziel und Rahmen
Planung in Teams | Teams planen ihren Zeitraum, notieren Abhängigkeiten auf Karten und erstellen einen ersten Entwurf | Teams überarbeiten den Entwurf nach Abstimmung | Plan je Team mit Zielen
Abgleich | Führungsrunde klärt offene Probleme und Entscheidungen | Gesamtplan wird gezeigt, Risiken werden bewertet, die Teams geben eine Vertrauensabstimmung ab | Gemeinsamer Plan mit sichtbaren Risiken
Abschluss | Abhängigkeitsboard mit allen Verbindungen | Rückblick auf die Planung selbst | Verbindliche Zusagen

Zwei Elemente machen den Unterschied. Das erste ist das Abhängigkeitsboard: Jede Abhängigkeit wird als Karte mit Faden zwischen zwei Teams sichtbar, bis beide Seiten ihre Zusage bestätigt haben. Das zweite ist die Vertrauensabstimmung am Ende. Jedes Team zeigt mit den Fingern, wie sicher es sich ist, das Ziel zu erreichen. Niedrige Werte führen zu einer Überarbeitung des Plans vor Ort, bis das Team sich sicher genug fühlt. Risiken ordnet der Raum nach einer einfachen Logik: gelöst, einem Verantwortlichen zugewiesen, akzeptiert oder abgeschwächt. Die Zusagen aus dem Raum bilden die Grundlage der [Release-Planung](/blog/release-planung-termine-zusagen-halten/).

## Wann lohnt sich Big Room Planning? Der Rechenweg

Big Room Planning lohnt sich, wenn die Wartekosten aus Abhängigkeiten pro Zyklus höher sind als die Kosten der Veranstaltung einschließlich Vorbereitung. Rechnen Sie dazu die Kosten der Veranstaltung in Personentagen und teilen Sie sie durch die Wartekosten je Abhängigkeit. Das Ergebnis ist die Zahl der Abhängigkeiten, ab der sich der Raum auszahlt. Das folgende Beispiel ist illustrativ.

**Rechenweg für einen Verbund aus acht Teams**
Kriterium | Wert im Beispiel | Herkunft der Zahl
Teilnehmende | 72 Personen | Acht Teams mit je neun Personen
Dauer | 2 Tage | Ablauf nach Plan
Aufwand der Veranstaltung | 144 Personentage | 72 mal 2
Vorbereitung | 16 Personentage | Moderation, Vorbereitung der Backlogs, Raum
Kosten gesamt | 160 Personentage | 144 plus 16
Wartezeit je Abhängigkeit | 6 Arbeitstage | Auswertung der Tickets der letzten Quartale
Betroffene Personen je Abhängigkeit | 3 | Annahme: drei Personen des wartenden Teams sind blockiert
Produktivitätsverlust beim Warten | 50 Prozent | Annahme, die das Team bestätigt
Wartekosten je Abhängigkeit | 9 Personentage | 6 mal 3 mal 0,5
Break-even | rund 18 Abhängigkeiten | 160 geteilt durch 9

Bei diesem Verbund zahlt sich der Raum aus, sobald pro Zyklus etwa 18 Abhängigkeiten auftreten und die Veranstaltung die meisten davon löst. Bei acht Teams mit mehreren offenen Abhängigkeiten je Zyklus ist diese Schwelle erreichbar, bei drei Teams liegt sie meist außer Reichweite. Die Rechnung ersetzt keine Messung: Zählen Sie vorab, wie viele Abhängigkeiten im letzten Quartal tatsächlich entstanden sind und wie lange sie gewartet haben. Der Wert der Wartezeit lässt sich zusätzlich mit den Kosten der Verzögerung bewerten, wie der Beitrag zu [Cost of Delay](/blog/cost-of-delay/) zeigt.

## Welche Voraussetzungen braucht Big Room Planning?

Big Room Planning braucht vier Voraussetzungen: einen gemeinsamen Zeitrhythmus der Teams, benannte Produktverantwortliche, Entscheider im Raum und vorbereitete Backlogs. Ohne gemeinsamen Rhythmus fehlt der Takt, in dem Abhängigkeiten fällig werden. Ohne Produktverantwortliche gibt es niemanden, der Prioritäten im Raum festlegt. Ohne Entscheider bleiben Konflikte um Kapazität und Vorrang unentschieden, und die Zusagen sind wertlos. Ohne vorbereitete Backlogs verbringen die Teams den ersten Tag mit dem Verstehen der Aufgaben.

Als Größe nennt das Scaled Agile Framework für einen Verbund 50 bis 125 Personen. Darunter genügt oft ein kleineres Format, darüber teilen Sie den Verbund und planen zeitgleich. Die Frage, ob Sie den Raum virtuell nutzen können, beantwortet die Praxis mit Ja: Verteilte Teams planen über mehrere kürzere Sitzungen mit gemeinsamem digitalem Board. Der Austausch am Tisch ist dichter, die virtuelle Variante ist dafür für verteilte Standorte machbar und spart Reisekosten.

**Prüfliste vor dem ersten Big Room**
1. Wie viele Abhängigkeiten zwischen den Teams sind im letzten Quartal entstanden, und wie lange haben sie gewartet?
2. Welche Teams arbeiten im selben Rhythmus, und wer plant mit?
3. Wer entscheidet im Raum über Kapazität und Vorrang?
4. Sind Ziele und Vision so formuliert, dass Teams daraus planen können?
5. Gibt es ein Abhängigkeitsboard, das am Ende alle Zusagen zeigt?
6. Wer verfolgt die Zusagen in den Wochen nach der Veranstaltung?

## Welche Fehler machen Big Room Planning wirkungslos?

Wirkungslos wird Big Room Planning durch vier Fehler: fehlende Entscheider, überladene Tage, ein Plan als Vertrag und fehlende Nachverfolgung. Wenn Führungskräfte nur zur Eröffnung erscheinen, bleiben Konflikte offen, und die Teams planen auf Annahmen. Wenn die Agenda zu voll ist, bleibt für Verhandlungen zwischen den Teams keine Zeit, und der Raum wird zur Präsentation. Wenn der Plan später als unverrückbare Zusage gilt, verlieren Teams den Mut, Risiken zu nennen. Und wenn niemand die Zusagen in den Wochen danach verfolgt, kehren die Abhängigkeiten in die Mail-Postfächer zurück.

Die Alternative bei kleineren Konstellationen ist ein regelmäßiges Abstimmungsformat zwischen wenigen Teams, ergänzt um ein sichtbares Abhängigkeitsboard. Wer Arbeit auf mehreren Ebenen koordinieren will, findet im Beitrag zu [Flight Levels](/blog/flight-levels-arbeit-drei-ebenen-koordinieren/) ein Modell, das Big Room Planning auf der obersten Ebene ergänzt.

## Big Room Planning mit Niehues Consulting

[Niehues Consulting](/) ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues baut Organisationen, die liefern, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld Delivery Management arbeitet er als Delivery Manager, Projektmanager oder Product Owner. Er bereitet gemeinsame Planung vor, hält Zusagen nach und stellt sicher, dass Entscheidungen im Raum später auch im Betrieb gelten.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model. Für Big Room Planning zählen drei seiner Prüffragen: Wer entscheidet, wer liefert, wer nutzt? Welche Rollen, Entscheidungswege und Schnittstellen braucht der Betrieb? Welche Kennzahl zeigt nach 90 Tagen, dass die Lösung ankommt? Umfang und Konditionen eines Vorhabens werden in der kostenfreien Erstberatung besprochen, die 30 Minuten dauert und über den [Kontakt](/#kontakt) vereinbart wird.

**Fazit**
Big Room Planning verwandelt Wartezeit zwischen Teams in Verhandlung am Tisch. Es lohnt sich, wenn die Wartekosten aus Abhängigkeiten pro Zyklus die Kosten der Veranstaltung übersteigen, und es wirkt, wenn Entscheider im Raum sitzen und jemand die Zusagen danach verfolgt. Beginnen Sie mit der Zählung der Abhängigkeiten im letzten Quartal.

**Grundlage**
- Scaled Agile, Inc.: Scaled Agile Framework, Beschreibung von PI Planning, Framework-Dokumentation
- Reinertsen, Donald G.: The Principles of Product Development Flow, Fachbuch, 2009

## Häufige Fragen

### Was ist Big Room Planning?

Big Room Planning ist eine Planungsveranstaltung, bei der mehrere Teams mit Produktverantwortlichen und Führungskräften gemeinsam in einem Raum den Plan für den nächsten Zeitraum erstellen. Abhängigkeiten werden direkt zwischen den Teams verhandelt. Im Scaled Agile Framework heißt die Form PI Planning und dauert zwei Tage.

### Wie lange dauert Big Room Planning?

Big Room Planning dauert üblicherweise zwei Tage, im Scaled Agile Framework für einen Zeitraum von acht bis zwölf Wochen. Kleinere Verbünde kommen mit einem Tag aus. Planen Sie zusätzlich eine Vorbereitung von einigen Personentagen ein.

### Was ist der Unterschied zwischen Big Room Planning und PI Planning?

PI Planning ist die Ausprägung von Big Room Planning im Scaled Agile Framework mit festem Ablauf und Begriffen wie Program Increment und Agile Release Train. Big Room Planning bezeichnet die allgemeine Idee, mehrere Teams gemeinsam im selben Raum zu planen. Sie können das Prinzip nutzen, ohne das ganze Framework einzuführen.

### Wie viele Personen nehmen teil?

Das Scaled Agile Framework nennt für einen Verbund 50 bis 125 Personen. Darunter genügt oft ein kleineres Abstimmungsformat, darüber teilen Sie den Verbund in mehrere Gruppen, die zeitgleich planen. Entscheidend ist, dass die Teams mit gegenseitigen Abhängigkeiten im selben Raum sitzen.

### Kann man Big Room Planning remote durchführen?

Ja, mit einem gemeinsamen digitalen Board und mehreren kürzeren Sitzungen über zwei bis drei Tage. Die Dichte des Austauschs ist am Tisch höher, die virtuelle Form spart dafür Reisekosten. Planen Sie bei verteilten Zeitzonen Sitzungen mit Überlappung ein.

### Was kostet Big Room Planning?

Die Kosten sind die gebundene Arbeitszeit: Teilnehmende mal Tage plus Vorbereitung. Bei 72 Personen und zwei Tagen sind das 144 Personentage plus Vorbereitung. Dem stehen die Wartekosten aus Abhängigkeiten gegenüber, die Sie aus Tickets der letzten Quartale ermitteln.

### Wann lohnt sich Big Room Planning nicht?

Es lohnt sich bei wenigen Teams mit geringer gegenseitiger Abhängigkeit kaum, weil ein leichtes Abstimmungsformat dieselbe Wirkung erreicht. Als Richtwert gilt der Break-even aus dem Rechenweg. Liegt die Zahl der Abhängigkeiten pro Zyklus deutlich darunter, bleiben Sie bei einem Abhängigkeitsboard.

### Wer muss beim Big Room Planning dabei sein?

Dabei sein müssen die Teams mit ihren Entwicklern, die Produktverantwortlichen und die Führungskräfte, die über Kapazität und Vorrang entscheiden. Fehlt die Entscheiderebene, bleiben Konflikte offen und die Zusagen unverbindlich. Eine Moderation sorgt für den Ablauf.