# KI-Abo-Wildwuchs: Warum Teams fünf Tools bezahlen und keines nutzen

Autor: Marin Niehues, Niehues Consulting · Veröffentlicht: 2024-03-04 · KI-Strategie & Business Case
Quelle: https://www.niehuesconsulting.de/blog/ki-abo-wildwuchs/

KI-Abo-Wildwuchs entsteht, wenn Teams aus Sorge, etwas zu verpassen, eigene KI-Werkzeuge buchen, ohne dass jemand Kosten und Nutzung überblickt. Die Lösung besteht aus einer Inventur aller Abos, einer Entscheidung je Werkzeug nach Nutzung und Geschäftsergebnis sowie einer gemeinsamen Auswahl mit klarer Zuständigkeit. Das senkt Kosten und schafft die Grundlage dafür, dass aus Probierlizenzen ein Werkzeug mit messbarem Nutzen wird.

Ein Muster zeigt sich in vielen Unternehmen seit dem Start von ChatGPT: Der Vertrieb testet ein Schreibwerkzeug, das Marketing zwei Bildgeneratoren, die Entwicklung einen Programmierassistenten, die Geschäftsführung einen Chatbot mit Monatsabo. Abgerechnet wird über Firmenkarten, private Konten oder Spesen, und kein Bereich weiß, was der andere nutzt. Dieser Beitrag beschreibt, warum das passiert, wie Sie Kosten und Nutzung in zwei Wochen erfassen und wie aus dem Wildwuchs eine gesteuerte Werkzeugauswahl wird. Er gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

**Wildwuchs bei KI-Abos ist ein Signal, dass Mitarbeitende KI nutzen wollen und die Organisation keinen Weg dafür bietet. Wer die Abos nur streicht, verliert diesen Willen, und wer sie nur duldet, bezahlt dauerhaft für Werkzeuge ohne Wirkung.**

## Warum entsteht KI-Abo-Wildwuchs?

KI-Abo-Wildwuchs entsteht, weil Werkzeuge in Minuten buchbar sind, die Hürde für eine Firmenentscheidung aber höher liegt. Ein Abo kostet bei den verbreiteten Angeboten rund 20 US-Dollar im Monat, das liegt unter den Schwellen, ab denen ein Einkauf eingebunden wird. Wer sich einen Vorteil verspricht, bucht selbst. Hinzu kommt der Druck, den Geschäftsführungen und Kollegen erzeugen, wenn sie von Erfolgen mit KI hören, und die Sorge, hinter Wettbewerbern zurückzufallen. Wie dieser Druck wirkt, beschreibt der Beitrag zu [KI-Aktionismus](/blog/ki-aktionismus-vorstaende-druck-belastbaren-plan/).

Das Ergebnis ist nachvollziehbar und trotzdem teuer. Mehrere Teams kaufen Werkzeuge mit überlappenden Funktionen. Lizenzen laufen weiter, obwohl niemand sie nutzt, weil der Probemonat in ein Jahresabo überging. Vertrauliche Unterlagen landen in privaten Konten, deren Einstellungen niemand kennt. Und niemand kann beantworten, welchen Nutzen das Unternehmen aus der Summe der Ausgaben zieht. Die Verantwortung liegt bei keinem, weil jeder Kauf für sich klein war.

## Was kosten die verbreiteten KI-Abos?

Die verbreiteten KI-Abos für Einzelnutzer kosten rund 20 US-Dollar im Monat, Angebote für Teams und Unternehmen rund 25 bis 30 US-Dollar je Nutzer und Monat. Die folgenden Preise stammen von den Anbietern und gelten zum Zeitpunkt des Beitrags.

**Listenpreise verbreiteter KI-Angebote**
20 US-Dollar | ChatGPT Plus je Nutzer und Monat laut OpenAI
25 bis 30 US-Dollar | ChatGPT Team je Nutzer und Monat bei jährlicher oder monatlicher Zahlung laut OpenAI, eingeführt im Januar 2024
30 US-Dollar | Microsoft 365 Copilot je Nutzer und Monat laut Microsoft, zusätzlich zu einer Microsoft-365-Lizenz
20 US-Dollar | Copilot Pro für Einzelnutzer je Monat laut Microsoft

Die Summen wachsen schnell. Bei 40 Mitarbeitenden mit je drei Einzelabos zu 20 US-Dollar entstehen 2.400 US-Dollar im Monat und 28.800 US-Dollar im Jahr, ohne dass das Unternehmen Verträge, Datenverarbeitung oder Support geregelt hätte. Ein Teamangebot mit zentraler Verwaltung kostet je Nutzer wenig mehr als ein Einzelabo und liefert dafür Kontrolle, Rechnungsstellung an eine Stelle und Einstellungen zum Umgang mit Unternehmensdaten.

## Wie erfasst man Kosten und Nutzung? Eine Inventur in zwei Wochen

Sie erfassen Kosten und Nutzung in einer Inventur, die in zwei Wochen abgeschlossen ist und vier Quellen auswertet. Die Finanzabteilung liefert alle Abrechnungen von Firmenkarten und Spesen mit Bezug zu KI-Werkzeugen. Die IT liefert Anmeldungen über das Firmenkonto. Die Teams melden in einer kurzen Umfrage, welche Werkzeuge sie nutzen und wofür. Zusätzlich fragen Sie die Anbieter nach der Zahl aktiver Nutzer der letzten dreißig Tage, soweit die Verwaltungsoberfläche sie bereitstellt.

Das Ergebnis ist eine Tabelle mit einer Zeile je Werkzeug: Anbieter, Zahl der Lizenzen, Kosten pro Monat, aktive Nutzer, Verantwortlicher und Anwendungsfall. Die Umfrage braucht eine klare Zusage der Geschäftsführung, dass sie keine Sanktion nach sich zieht. Wer Strafen erwartet, meldet nicht, und die Inventur bleibt lückenhaft.

**Rechenweg für die Inventur**
- Kosten je Werkzeug im Jahr = Zahl der Lizenzen mal Monatspreis mal zwölf.
- Auslastung = aktive Nutzer der letzten dreißig Tage geteilt durch Lizenzen.
- Kosten je aktivem Nutzer = Jahreskosten geteilt durch aktive Nutzer.
- Leerlauf = Jahreskosten mal (1 minus Auslastung).

Ein Rechenbeispiel zeigt die Wirkung. Ein Unternehmen zahlt für 25 Lizenzen eines Schreibwerkzeugs zu 20 US-Dollar im Monat, also 6.000 US-Dollar im Jahr. Sechs Personen nutzten es in den letzten dreißig Tagen, die Auslastung beträgt 24 Prozent, der Leerlauf 4.560 US-Dollar. Das ist Geld ohne Gegenleistung, und die Zahl wiederholt sich mit jedem Werkzeug der Liste.

## Behalten, bündeln oder beenden? Die Entscheidung je Werkzeug

Die Entscheidung je Werkzeug folgt vier Kriterien: Auslastung, Nutzen für ein Geschäftsergebnis, Überschneidung mit anderen Werkzeugen und Umgang mit Unternehmensdaten. Aus ihnen ergeben sich drei Wege.

**Entscheidung je KI-Werkzeug**
Kriterium | Behalten und zentral buchen | Bündeln mit einem anderen Werkzeug | Beenden | Mit Niehues Consulting
Auslastung | Über 50 Prozent der Lizenzen aktiv | 20 bis 50 Prozent, Funktion überlappt | Unter 20 Prozent seit 60 Tagen | Ausgangswert und Messung vor der Entscheidung
Nutzen | Kennzahl benannt, Verantwortlicher im Fachbereich | Nutzen ähnlich dem eines Alternativwerkzeugs | Kein Anwendungsfall genannt | Geschäftsergebnis je Werkzeug, das sich messbar verändert
Datenumgang | Unternehmenskonto, Einstellungen geprüft | Wird mit dem Zielwerkzeug geprüft | Private Konten, keine Kontrolle | Klare Zuständigkeit für Betrieb und Support ab dem ersten Tag
Folge | Vertrag über die Zentrale, Schulung | Nutzer wechseln, Daten werden exportiert | Kündigung zum nächsten Termin | Nutzer befähigt, Abläufe angepasst

Die Schwellen in der Tabelle sind Richtwerte aus der Praxis und lassen sich anpassen. Wichtig ist, dass sie vor der Prüfung feststehen und für alle Werkzeuge gleich gelten. Dann wird die Entscheidung sachlich, und kein Team muss sich gegen eine Einzelfallentscheidung der Geschäftsführung wehren.

## Wie führt man eine gemeinsame Auswahl ein?

Eine gemeinsame Auswahl führen Sie in vier Schritten ein, die in einem Quartal abgeschlossen sind. Im ersten Schritt benennt die Geschäftsführung eine verantwortliche Person, die Werkzeuge bewertet, Verträge schließt und Fragen der Teams beantwortet. Im zweiten Schritt legen Fachbereiche fest, für welche Aufgaben sie KI einsetzen wollen, und messen den Ausgangswert, zum Beispiel die Zeit für einen Berichtsentwurf. Im dritten Schritt wählt die verantwortliche Person mit der IT ein bis zwei Standardwerkzeuge je Aufgabenfeld und bucht sie zentral. Im vierten Schritt schult sie die Nutzer an echten Aufgaben und prüft nach neunzig Tagen, ob die Kennzahl sich bewegt hat.

Ein Freiraum für Experimente gehört dazu. Teams dürfen neue Werkzeuge in einem festgelegten Rahmen testen, etwa mit einem befristeten Testkonto und ohne vertrauliche Daten. Wer bei Erfolg einen Antrag stellt, erhält ein geprüftes Werkzeug. So bleibt die Neugier erhalten, und die Organisation behält den Überblick. Wie Mitarbeitende mit Microsoft-Produkten arbeiten können, beschreibt der Beitrag zu [Microsoft 365 Copilot](/blog/microsoft-365-copilot/).

## Wann lohnt sich ein Unternehmensangebot gegenüber Einzelabos?

Ein Unternehmensangebot lohnt sich, sobald mehr als etwa zehn Personen dasselbe Werkzeug regelmäßig nutzen oder vertrauliche Daten verarbeitet werden. Die Gründe liegen in der zentralen Verwaltung, der Abrechnung an eine Stelle und den Einstellungen für den Umgang mit Daten. Der Preisunterschied je Nutzer ist gering. Entscheidend ist die Frage, wer für Betrieb, Support und Schulung verantwortlich ist. Diese Rolle muss vor dem Kauf benannt sein, sonst entsteht derselbe Wildwuchs auf höherer Ebene.

Eine Obergrenze für die Zahl der Werkzeuge gibt es nicht. Als Faustregel genügen ein Standardwerkzeug für Textarbeit und ein weiteres für Programmierung, dazu Spezialwerkzeuge, wo ein Fachbereich einen Anwendungsfall mit Kennzahl belegt. Welche Fragen sich Geschäftsführungen zum Jahresbeginn stellen sollten, beschreibt der Beitrag zu den [KI-Prioritäten 2024](/blog/ki-prioritaeten-2024/).

## Werkzeugordnung mit Niehues Consulting

[Niehues Consulting](/) ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues bringt KI in den Betrieb, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld KI-Management reicht die Arbeit von Business Analysis und Anforderungen über den Business Case bis zur Auswahl und Reihenfolge der Anwendungen.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model mit seinen drei Phasen. Für die Ordnung von Werkzeugen zählen drei Prüffragen: Welches Geschäftsergebnis soll sich messbar verändern? Wer verantwortet den Betrieb ab dem ersten Tag? Sind die Nutzer befähigt und die Abläufe angepasst? Den Einstieg bildet eine kostenfreie Erstberatung von 30 Minuten, die Sie über den [Kontakt](/#kontakt) vereinbaren.

**Fazit**
KI-Abo-Wildwuchs zeigt, dass Mitarbeitende KI nutzen wollen und die Organisation ihnen noch keinen Weg anbietet. Eine Inventur in zwei Wochen macht Kosten und Auslastung sichtbar, eine Entscheidung je Werkzeug nach festen Schwellen schafft Klarheit, und eine verantwortliche Person mit zentraler Buchung verhindert den Rückfall. Die Einsparung ist ein erster Gewinn. Der eigentliche Wert liegt in Werkzeugen, die ein messbares Geschäftsergebnis bewegen.

**Grundlage**
- OpenAI: ChatGPT Plus und ChatGPT Team, Preisangaben des Anbieters, 2024
- Microsoft: Microsoft 365 Copilot und Copilot Pro, Preisangaben des Anbieters, 2024

## Häufige Fragen

### Was ist KI-Abo-Wildwuchs?

KI-Abo-Wildwuchs bezeichnet viele unkoordinierte KI-Abonnements in einem Unternehmen, die Teams oder einzelne Mitarbeitende selbst buchen. Kosten, Nutzung und Datenumgang sind dann für niemanden überschaubar.

### Wie viele KI-Tools braucht ein Unternehmen?

Ein Unternehmen braucht ein Standardwerkzeug für Textarbeit und eines für Programmierung, dazu Spezialwerkzeuge dort, wo ein Fachbereich einen Anwendungsfall mit Kennzahl belegt. Eine feste Obergrenze gibt es nicht, entscheidend ist der nachgewiesene Nutzen je Werkzeug.

### Wie viel kostet ChatGPT für Unternehmen?

Nach den Angaben von OpenAI kostet ChatGPT Plus 20 US-Dollar je Nutzer und Monat, ChatGPT Team 25 bis 30 US-Dollar je Nutzer und Monat je nach Zahlungsweise. Preise für Enterprise-Angebote nennt der Anbieter auf Anfrage. Umfang und Konditionen eines Vorhabens werden in der kostenfreien Erstberatung besprochen.

### Wie findet man heraus, welche KI-Tools im Unternehmen genutzt werden?

Werten Sie Abrechnungen von Firmenkarten und Spesen aus, ergänzen Sie Anmeldedaten der IT und führen Sie eine kurze Umfrage in den Teams durch. Sichern Sie zu, dass die Umfrage keine Sanktionen auslöst, damit die Teams ehrlich antworten.

### Sollte man private KI-Abos von Mitarbeitenden verbieten?

Ein Verbot allein beseitigt den Bedarf nicht und verlagert die Nutzung ins Verborgene. Bieten Sie stattdessen ein geprüftes Standardwerkzeug an und legen Sie fest, welche Daten in Werkzeuge außerhalb des Unternehmenskontos nicht gehören.

### Wann lohnt sich ein Teamtarif statt Einzelabos?

Ein Teamtarif lohnt sich, wenn mehr als etwa zehn Personen dasselbe Werkzeug regelmäßig nutzen oder vertrauliche Daten verarbeitet werden. Der Preis je Nutzer liegt nur wenig über dem Einzelabo, und das Unternehmen erhält zentrale Verwaltung und Rechnungsstellung.

### Wie misst man, ob ein KI-Tool genutzt wird?

Messen Sie die Zahl der aktiven Nutzer der letzten dreißig Tage im Verhältnis zu den gebuchten Lizenzen. Die Verwaltungsoberfläche vieler Anbieter zeigt diese Zahl. Liegt die Auslastung über Monate unter 20 Prozent, ist das Werkzeug ein Kandidat für die Kündigung.

### Wer sollte im Unternehmen über KI-Werkzeuge entscheiden?

Eine benannte verantwortliche Person bewertet Werkzeuge, schließt Verträge und beantwortet Fragen der Teams. Sie arbeitet mit IT und Fachbereichen zusammen, und die Geschäftsführung bestätigt die Auswahl.