# Meilensteinplanung in agilen Programmen: Termine für Vorstände, Freiraum für Teams

Autor: Marin Niehues, Niehues Consulting · Veröffentlicht: 2024-05-06 · Delivery & Steuerung
Quelle: https://www.niehuesconsulting.de/blog/meilensteinplanung-agilen-programmen/

Meilensteine passen zu agilen Programmen, wenn sie ein Ergebnis oder eine Entscheidung beschreiben und nicht eine Liste von Aufgaben. Die Geschäftsführung erhält damit Termine, auf die sie steuern kann, und die Teams behalten die Freiheit, den Weg dorthin in kurzen Zyklen selbst zu bestimmen. Entscheidend ist, dass Meilensteine nach ihrer Verlässlichkeit gestaffelt werden: fest für das laufende Quartal, wahrscheinlich für das nächste, als Richtung für alles danach.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine solche Planung aufbauen, welche Meilensteintypen es gibt und woran Sie erkennen, dass ein Meilenstein einem Team Freiheit lässt oder sie ihm nimmt.

**Ein Programm braucht Termine, weil Vorstände, Kunden und Partner Entscheidungen an Daten knüpfen. Teams brauchen Freiraum, weil sie erst im Arbeiten erfahren, was funktioniert. Die Meilensteinplanung verbindet beides, indem sie das Was und das Wann festlegt und das Wie offen lässt.**

## Wie passen Meilensteine und agiles Arbeiten zusammen?

Meilensteine und agiles Arbeiten passen zusammen, wenn der Meilenstein ein beobachtbares Ergebnis benennt und das Team frei wählt, in welchen Schritten es dorthin gelangt. Der Scrum Guide von 2020 kennt keine Meilensteine, er beschreibt Sprints von höchstens einem Monat mit einem Sprintziel. Programme mit mehreren Teams, Lieferanten und einem Budget, das jemand freigeben muss, brauchen darüber hinaus eine Ebene, auf der Termine zwischen den Beteiligten vereinbart werden. Dort liegt der Platz für Meilensteine.

Der Konflikt entsteht, wenn der Meilenstein eine Aufgabenliste mit Datum ist. „Anforderungsdokument fertig“ oder „Schnittstelle gebaut“ zwingt das Team, einen Plan zu erfüllen, der vor der ersten Erfahrung entstand. „Fünf Pilotkunden bearbeiten Aufträge im neuen Portal“ beschreibt dagegen ein Ergebnis und überlässt dem Team die Wahl der Mittel.

Hinzu kommt die Unsicherheit. Barry Boehm zeigte 1981 in „Software Engineering Economics“, dass Schätzungen zu Beginn eines Vorhabens um ein Vielfaches streuen und mit dem Fortschritt enger werden, ein Zusammenhang, der als Kegel der Unsicherheit bekannt ist. Ein Termin, den das Programm zwölf Monate im Voraus festlegt, enthält deshalb eine große Spanne, auch wenn er wie ein genaues Datum aussieht.

## Welche Arten von Meilensteinen gibt es?

Es gibt drei Arten, die Sie getrennt führen sollten: Ergebnismeilensteine, Entscheidungsmeilensteine und externe Fixtermine. Jede Art verlangt eine andere Haltung des Teams und eine andere Verlässlichkeit.

**Meilensteintypen im agilen Programm**
Kriterium | Ergebnismeilenstein | Entscheidungsmeilenstein | Externer Fixtermin
Beispiel | Fünf Pilotkunden arbeiten im neuen Portal | Freigabe der nächsten Budgetstufe nach der Pilotphase | Messe, Vertragsende, Lieferdatum eines Partners
Was feststeht | Das Ergebnis und die Prüfung | Der Termin der Entscheidung und die Kriterien | Das Datum
Was offen bleibt | Der Umfang im Detail | Das Ergebnis der Entscheidung | Der Inhalt, der bis dahin fertig wird
Umgang | Prognose mit Wahrscheinlichkeit, Umfang als Stellschraube | Kriterien vorab schriftlich, Daten rechtzeitig bereit | Rückwärts planen, Inhalt nach Priorität schneiden
Mit Niehues Consulting | Ergebnis und Messgröße je Meilenstein festgelegt | Entscheidungsrechte und Kriterien geklärt | Umfang nach Wert und Termin geschnitten

Die Unterscheidung verhindert, dass alle Termine im Programm dieselbe Härte erhalten. Ein Fixtermin wie eine Branchenmesse lässt sich nicht verschieben, und Umfang bleibt als einzige Stellschraube. Ein Ergebnismeilenstein dagegen darf sich verschieben, wenn die Prognose es zeigt, und der Entscheidungsmeilenstein ist ein Gespräch, das verlässlich stattfinden muss.

## Wie staffelt man die Verlässlichkeit von Meilensteinen?

Sie staffeln die Verlässlichkeit nach Horizonten: fest für ein Quartal, wahrscheinlich für das nächste, richtungsweisend für alles danach. Dieses Prinzip kennt die agile Planung als gleitende Welle, in der nur der nächste Abschnitt im Detail geplant wird. Das Project Management Institute beschreibt es im PMBOK Guide als Rolling-Wave-Planung. Die Produktentwicklung kennt eine verwandte Darstellung als Roadmap mit den Spalten „Jetzt, Als Nächstes, Später“, die Janna Bastow 2012 entwickelte.

Für ein Programm ergibt sich daraus folgende Struktur.

1. Horizont 1, das laufende Quartal: Ergebnisse und Termine sind verbindlich, die Teams planen Sprints und Aufgaben selbst. Zusagen an Dritte beruhen auf einer Prognose mit Wahrscheinlichkeit.
2. Horizont 2, das folgende Quartal: Die Ergebnisse sind benannt, die Termine als Zeitfenster. Das Programm verpflichtet sich auf die Reihenfolge, und der Tag bleibt ein Zeitfenster.
3. Horizont 3, der Rest des Programms: Richtung und Entscheidungspunkte. Termine erhalten Bandbreiten, und das Programm sagt offen, dass sie sich schärfen.

Die Vorstände erhalten damit, was sie für Entscheidungen brauchen: einen Terminplan mit klar ausgewiesener Sicherheit. Die Teams erhalten Planungssicherheit für das, was sie jetzt tun, ohne dass das übernächste Quartal ihre Arbeit festlegt.

## Wie berechnet man Meilensteintermine belastbar?

Sie berechnen Meilensteintermine belastbar, indem Sie den Termin aus dem gemessenen Durchsatz der Teams ableiten und mit einem Puffer absichern, der für das ganze Programm gilt. Für den einzelnen Meilenstein bietet sich die Prognose aus dem Beitrag zu [Lieferprognosen mit Monte-Carlo-Simulation](/blog/lieferprognosen-monte-carlo-simulation/) an. Sie liefert zu jedem Datum eine Wahrscheinlichkeit.

Die Pufferfrage ist eine alte Erkenntnis des Projektmanagements. Eliyahu Goldratt beschrieb 1997 in „Critical Chain“, dass Teams Puffer in einzelne Aufgaben einbauen, diese Puffer durch Verzögerungen am Anfang und durch das Ausfüllen der Zeit aufgebraucht werden und der Termin trotzdem reißt. Sein Vorschlag: Aufgaben auf realistische Dauer schätzen und den Puffer gesammelt am Ende des Pfades führen. Für ein agiles Programm bedeutet das, einen Programmpuffer vor dem Meilenstein offen auszuweisen und den Verbrauch regelmäßig zu zeigen, statt jedem Team einen versteckten Zuschlag zu überlassen.

## Welche Abhängigkeiten bedrohen die Meilensteine?

Am stärksten bedrohen Abhängigkeiten zwischen Teams die Meilensteine, weil dort Wartezeit entsteht, die kein einzelnes Team beeinflussen kann. Eine Landkarte der Abhängigkeiten gehört deshalb zur Meilensteinplanung. Wie Sie sie an einem gemeinsamen Termin erstellen, beschreibt der Beitrag zu [Big Room Planning](/blog/big-room-planning/), die Steuerung im laufenden Betrieb der Beitrag zu [Abhängigkeiten zwischen Teams](/blog/abhaengigkeiten-zwischen-teams-managen/). Jeder Meilenstein, der von einem zweiten Team abhängt, erhält einen benannten Verantwortlichen auf beiden Seiten und einen Termin, bis zu dem die Abhängigkeit geklärt sein muss.

**Prüfliste: Ist dieser Meilenstein agil tauglich?**
- Beschreibt er ein Ergebnis, das ein Außenstehender prüfen kann?
- Ist klar, welche Messgröße oder Entscheidung ihn abschließt?
- Steht fest, welche Art von Meilenstein es ist und wie fest der Termin gilt?
- Gibt es eine Prognose mit Wahrscheinlichkeit für das Datum?
- Sind Abhängigkeiten zu anderen Teams benannt und terminiert?
- Bleibt dem Team die Wahl der Mittel?

## Wie berichten Sie Meilensteine an die Geschäftsführung?

Sie berichten Meilensteine an die Geschäftsführung als Ampel mit Wahrscheinlichkeit, und der Anteil erledigter Aufgaben spielt dabei keine Rolle. Der Bericht nennt je Meilenstein das Ergebnis, den geplanten Termin, die aktuelle Wahrscheinlichkeit, ihn zu halten, und die Entscheidung, die das Programm braucht, wenn die Wahrscheinlichkeit sinkt. Das verschiebt das Gespräch von der Frage, ob alles läuft, zur Frage, welche Stellschraube die Führung ziehen will: Umfang, Reihenfolge, Kapazität oder Termin. Die Frage nach den Stellschrauben löst auch viele Konflikte mit Fachbereichen, wie der Beitrag zum [Stakeholder-Management](/blog/stakeholder-management-agilen-projekten/) zeigt.

Ein Programm, das monatlich über die Wahrscheinlichkeit berichtet, vermeidet den klassischen Verlauf, in dem ein Meilenstein wochenlang auf Grün steht und dann an einem Tag auf Rot springt. Die Wahrscheinlichkeit sinkt sichtbar, bevor der Termin reißt, und die Führung entscheidet, solange noch Spielraum besteht. Für die Planung einzelner Auslieferungen hilft zudem die [Release-Planung](/blog/release-planung-termine-zusagen-halten/).

## Meilensteinplanung mit Niehues Consulting

[Niehues Consulting](/) ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues baut Organisationen, die liefern, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld Delivery Management und Organisationsdesign übernimmt er die Programmsteuerung als Delivery Manager, Projektmanager oder Product Owner und entwirft Planungsrhythmus, Rollen und Berichtswege.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model. Für die Meilensteinplanung zählen drei Prüffragen besonders: Welches Geschäftsergebnis soll sich messbar verändern? Wer entscheidet, wer liefert, wer nutzt? Welche Rollen, Entscheidungswege und Schnittstellen braucht der Betrieb? Den Einstieg bildet eine kostenfreie Erstberatung von 30 Minuten, die Sie über den [Kontakt](/#kontakt) vereinbaren. Umfang und Konditionen eines Vorhabens werden in der kostenfreien Erstberatung besprochen.

**Fazit**
Meilensteine und agile Teams vertragen sich, wenn der Meilenstein ein Ergebnis oder eine Entscheidung ist, wenn die Verlässlichkeit nach Horizonten gestaffelt ist und wenn Termine als Wahrscheinlichkeit berichtet werden. Die Geschäftsführung steuert dann auf Daten, und die Teams behalten ihren Weg.

**Grundlage**
- Boehm, Barry: Software Engineering Economics, Fachbuch, 1981
- Goldratt, Eliyahu: Critical Chain, Fachbuch, 1997
- Schwaber, Sutherland: The Scrum Guide, 2020
- Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Regelwerk

## Häufige Fragen

### Was ist ein Meilenstein im agilen Projekt?

Ein Meilenstein im agilen Projekt ist ein Termin, an dem ein überprüfbares Ergebnis vorliegt oder eine Entscheidung fällt. Er beschreibt, was erreicht ist, und überlässt dem Team, wie es dorthin kommt. In Programmen mit mehreren Teams dient er der Abstimmung zwischen den Beteiligten.

### Braucht Scrum Meilensteine?

Der Scrum Guide sieht keine Meilensteine vor, ein Programm mit mehreren Teams braucht sie in der Regel dennoch. Ein einzelnes Team arbeitet mit Sprintzielen und einem Product Backlog. Sobald Budgets, Lieferanten oder externe Termine ins Spiel kommen, verbinden Meilensteine das Team mit der Umgebung.

### Wie plant man ein agiles Programm mit festen Terminen?

Sie planen rückwärts vom festen Termin, schneiden den Umfang nach Priorität und halten die Wahl der Mittel beim Team. Der Termin bleibt als Fixpunkt stehen, der Inhalt ist die Stellschraube. Eine Prognose zeigt, welcher Umfang mit welcher Wahrscheinlichkeit bis dahin fertig wird.

### Was ist der Unterschied zwischen Roadmap und Meilensteinplan?

Eine Roadmap zeigt Ergebnisse in Horizonten, ein Meilensteinplan nennt Termine mit Verbindlichkeit. Beide lassen sich verbinden: Die Roadmap ordnet Ergebnisse nach Jetzt, Als Nächstes und Später, die Meilensteine geben den Horizonten Termine und Wahrscheinlichkeiten.

### Wie viele Meilensteine braucht ein Programm?

Ein Programm braucht so viele Meilensteine, dass die Geschäftsführung im Quartal ein bis zwei Entscheidungen auf Basis von Ergebnissen trifft. Mehr Meilensteine erzeugen Berichtsaufwand, ohne die Steuerung zu verbessern. Die Zahl folgt aus der Zahl der Entscheidungen, die das Programm tatsächlich braucht.

### Wie gehe ich mit einem Meilenstein um, der nicht zu halten ist?

Sie legen der Führung früh die Stellschrauben vor: Umfang kürzen, Reihenfolge ändern, Kapazität erhöhen oder den Termin verschieben. Die sinkende Wahrscheinlichkeit zeigt den Moment, in dem die Entscheidung fällig ist. Je früher sie fällt, desto mehr Optionen bleiben.

### Wie vermeiden Sie, dass Meilensteine Teams in einen Plan zwingen?

Sie formulieren Meilensteine als Ergebnisse mit Messgröße und planen nur den nächsten Horizont im Detail. Das Team entscheidet in seinen Sprints, welche Arbeit zum Ergebnis führt. Die Prüfliste in diesem Beitrag hilft, Meilensteine auf diese Eigenschaft zu testen.

### Was ist Rolling-Wave-Planung?

Rolling-Wave-Planung bedeutet, dass nur der nächste Abschnitt im Detail geplant wird und spätere Abschnitte grob bleiben. Mit jedem Abschnitt wird der nächste genauer. Das Verfahren beschreibt das Project Management Institute im PMBOK Guide, und agile Programme nutzen es als Grundprinzip der Planung.