Definition of Done: Warum fertig im Unternehmen selten fertig heißt

Die Definition of Done beschreibt, welche Qualitätsmerkmale ein Arbeitsergebnis erfüllen muss, damit es als fertig gilt. Der Scrum Guide 2020 macht sie zur verbindlichen Verpflichtung für die Entwickelnden. Im Unternehmen entstehen Probleme meist dort, wo Entwicklung und Betrieb sowie der Fachbereich unter fertig Verschiedenes verstehen. Der Beitrag zeigt eine Prüfliste, ein Stufenmodell von Code bis Nutzen und den Weg, wie Sie die Definition im Unternehmen verankern.

Ein Team meldet einen Auftrag als erledigt, die Fachabteilung findet ihn unbrauchbar, der Betrieb kennt ihn nicht, und drei Wochen später stehen Nacharbeiten auf der Liste. Der Vorgang ist in vielen Organisationen so vertraut, dass er als normaler Teil der Lieferung gilt. Seine Ursache liegt meist in einer unausgesprochenen Annahme: Jede Gruppe misst Fertigstellung an dem Teil, den sie selbst sieht. Die Definition of Done legt diesen Maßstab schriftlich fest.

Was ist die Definition of Done?

Die Definition of Done ist eine formale Beschreibung des Zustands, den ein Inkrement erreicht haben muss, wenn es die für das Produkt geforderten Qualitätsmerkmale erfüllt. So beschreibt es der Scrum Guide von Ken Schwaber und Jeff Sutherland in der Fassung von November 2020. Ein Inkrement entsteht dort in dem Moment, in dem ein Eintrag des Product Backlog die Definition erfüllt. Erfüllt er sie nicht, kann er weder ausgeliefert noch im Sprint Review gezeigt werden und geht zurück in den Product Backlog.

Der Scrum Guide legt außerdem fest, dass Organisationen, die eine unternehmensweite Definition besitzen, sie als Mindeststandard allen Scrum-Teams vorschreiben. Fehlt eine solche Vorgabe, erarbeitet das Scrum-Team eine passende Definition für sein Produkt. Die Entwickelnden sind verpflichtet, sich an sie zu halten. Das unterscheidet sie von einer Empfehlung: Die Definition ist ein Qualitätsvertrag des Teams mit sich selbst und mit der Organisation.

Von der Definition of Done zu trennen sind die Akzeptanzkriterien. Akzeptanzkriterien gelten je Eintrag und beschreiben, was dieser Eintrag fachlich leisten soll. Die Definition of Done gilt für alle Einträge gleichermaßen und beschreibt, welche Qualität jedes Ergebnis haben muss. Eine Definition of Ready, die oft als Gegenstück genannt wird, steht dagegen nicht im Scrum Guide und gehört nicht zur Methode.

Warum heißt fertig im Unternehmen so selten fertig?

Fertig heißt im Unternehmen selten fertig, weil mehrere Stellen am selben Ergebnis arbeiten und jede einen anderen Endpunkt sieht. Für die Entwicklung endet die Arbeit mit getestetem Code. Der Betrieb benötigt zusätzlich eine Überwachung und ein Betriebshandbuch sowie geklärte Zuständigkeit für Störungen. Der Fachbereich benötigt eine geschulte Belegschaft und angepasste Abläufe sowie Zugriff auf Daten. Die Geschäftsführung wiederum erwartet eine Kennzahl, die sich bewegt. Jede dieser Sichten ist berechtigt, und keine allein ergibt ein fertiges Ergebnis.

Die Folgen sind messbar. Wer Fertigstellung am Code misst, bucht Aufwand als erledigt, der später als Nacharbeit zurückkehrt. Ward Cunningham beschrieb 1992 mit dem Bild der technischen Schuld, wie verkürzte Fertigstellung später Zinsen kostet. Die Arbeit von Sculley und Kollegen aus dem Jahr 2015 zeigt für Systeme des maschinellen Lernens, dass der Code des Lernverfahrens nur einen kleinen Teil des Gesamtsystems ausmacht, während Datenpflege und Konfiguration sowie Überwachung den größeren Teil bilden. Ein Ergebnis, das ohne diese Teile als fertig gilt, ist es nicht.

Ein Rechenweg macht den Effekt sichtbar. Ein Team meldet in einem Quartal 20 Aufträge als fertig. Bei sechs davon verlangt der Betrieb Nacharbeit, bei zwei weiteren fehlt die Schulung der Nutzer. Die wirksame Fertig-Quote beträgt 12 von 20, also 60 Prozent. Die Zahl ist ein illustratives Rechenbeispiel, zeigt aber das Prinzip: Jede Nacharbeit entzieht Kapazität, die für neue Aufträge fehlt, und verlängert damit die Durchlaufzeit aller Aufträge. Wie Durchlaufzeiten über die Begrenzung angefangener Arbeit sinken, beschreibt der Beitrag Kanban einführen: Fluss statt Auslastung steuern.

Welche fünf Fertig-Stufen gibt es von Code bis Nutzen?

Fünf Fertig-Stufen machen sichtbar, wie weit ein Ergebnis wirklich ist, und geben jeder Gruppe einen gemeinsamen Maßstab. Sie bauen aufeinander auf, und ein Ergebnis zählt erst als fertig, wenn die Stufe erreicht ist, die das Unternehmen als Mindeststandard festlegt.

Der Scrum Guide verlangt für die Definition of Done ein einsatzfähiges Inkrement. Gehört der Betrieb zum Produkt, schließt das die Stufen 1 bis 4 ein. Stufe 5 liegt nach der Auslieferung und ist deshalb ein Ziel des Product Owners und kein Teil der Definition. Für die Praxis empfiehlt sich, Stufe 4 verbindlich zu machen und Stufe 5 als Kennzahl in den Sprint Review aufzunehmen.

Wie sieht eine Prüfliste für die Definition of Done aus?

Eine Prüfliste für die Definition of Done umfasst Kriterien in vier Gruppen, die ein Team für sein Produkt anpasst. Sie bleibt kurz, damit sie bei jedem Eintrag tatsächlich geprüft wird, und umfasst selten mehr als zehn Punkte.

Die Liste wird gemeinsam mit allen beteiligten Stellen erarbeitet, vor allem mit dem Betrieb und dem Fachbereich. Sie wird in der Sprint Retrospektive überprüft und angepasst, sobald ein Fehler zeigt, dass ein Kriterium fehlt. Wer eine Lücke findet, ergänzt die Liste und gibt den Hinweis an die übrigen Teams weiter.

Wie verankern Sie die Definition of Done in der Organisation?

Die Definition of Done verankern Sie in vier Schritten, die Team und Management gemeinsam gehen.

1. Ist-Zustand erheben: Die Organisation prüft an den letzten zehn als fertig gemeldeten Ergebnissen, wie oft Nacharbeit entstand und aus welchem Grund. Daraus ergeben sich die Kriterien, die bisher fehlen.
2. Mindeststandard festlegen: Die Geschäftsführung vereinbart mit Entwicklung, Betrieb und Fachbereich einen unternehmensweiten Kern, den alle Teams erfüllen. Teams ergänzen eigene Punkte für ihr Produkt.
3. Sichtbar machen: Die Definition hängt am Board und gehört zum Ablauf jedes Eintrags. Ein Eintrag, der sie nicht erfüllt, wandert nicht in die Spalte fertig und zählt nicht in der Statistik.
4. Wirkung messen: Wirksame Fertig-Quote, Zahl der Nacharbeiten je Auftrag und Zeit bis zur Nutzung zeigen, ob die Definition wirkt. Die Werte gehen in die Retrospektive.

Der schwierigste Teil liegt in der Führung. Eine Definition of Done wirkt nur, wenn Führungskräfte akzeptieren, dass ein Ergebnis ohne Erfüllung zurückgeht, auch wenn ein Termin drückt. Wird die Definition bei Zeitdruck gelockert, beschließt die Organisation stillschweigend eine zweite, niedrigere Fassung, und die Nacharbeit wächst. Wer Teams nach Fluss und Verantwortung schneidet, erleichtert das, denn ein Team mit durchgehender Verantwortung hat die Gründe, die Definition einzuhalten. Der Beitrag Team Topologies: Teams nach dem Fluss der Arbeit schneiden beschreibt diesen Zuschnitt. Die Erfahrungen mit Scrum nach dem ersten Jahr stehen im Beitrag Scrum im Mittelstand.

Definition of Done mit Niehues Consulting

Niehues Consulting ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues baut Organisationen, die liefern, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld Delivery Management arbeitet er als Delivery Manager, Projektmanager oder Product Owner und sorgt dafür, dass Entwicklung, Betrieb und Fachbereich dasselbe unter fertig verstehen.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model. Für die Definition of Done zählen drei Prüffragen: Wer entscheidet, wer liefert, wer nutzt? Wer verantwortet den Betrieb ab dem ersten Tag? Welche Kennzahl zeigt nach 90 Tagen, dass die Lösung ankommt? Umfang und Konditionen eines Vorhabens werden in der kostenfreien Erstberatung besprochen, die Sie über den Kontakt vereinbaren.