KI-Druck von Gesellschaftern: Welche Fragen die Geschäftsführung beantworten muss

Wenn Gesellschafter Sie nach der KI-Strategie fragen, beantworten Sie acht Fragen zu Ziel, Nutzen, Kosten, Verantwortung, Daten, Risiko, Zeitplan sowie Abbruchkriterien, und zwar mit Belegen aus dem eigenen Geschäft. Die Gesellschafter wollen in der Regel die Gewissheit, dass das Unternehmen die Chance nutzt und dabei Kapital und Ruf schützt. Eine Geschäftsführung, die diese Fragen vor dem Gespräch klärt, verwandelt Druck in einen Auftrag mit Reihenfolge.

Der Anlass ist leicht zu benennen. ChatGPT ist seit knapp einem Jahr öffentlich verfügbar, die großen Anbieter kündigen im Wochenrhythmus neue Modelle und Funktionen an, und selbst die Führungskrise bei OpenAI in den vergangenen Tagen hat gezeigt, wie schnell sich das Umfeld bewegt. Wer privat investiert ist oder ein Familienunternehmen mit Gesellschaftern führt, die Zeitung lesen, bekommt die Frage früher oder später gestellt: Was machen wir mit KI? Dieser Beitrag zeigt, wie Sie sich auf das Gespräch vorbereiten und welche Antworten belastbar sind.

Was erwarten Gesellschafter von der Geschäftsführung bei KI?

Gesellschafter erwarten von der Geschäftsführung eine begründete Position, die sich an den Ergebnissen des Unternehmens messen lässt. Dahinter stehen drei Interessen. Das erste ist die Wertsteigerung: Wo verbessert KI Umsatz, Marge oder Durchlaufzeit in einer Größenordnung, die in der Bilanz sichtbar wird? Das zweite ist der Schutz des Bestehenden, also die Sorge, dass ein Wettbewerber mit besserer Kostenstruktur oder schnellerem Service Marktanteile gewinnt. Das dritte ist die Kontrolle über das Risiko, denn niemand möchte aus der Presse erfahren, dass Mitarbeitende vertrauliche Unterlagen in ein öffentliches Tool eingegeben haben.

Diese drei Interessen decken sich mit dem, was jede Investitionsentscheidung verlangt, und das ist hilfreich. KI ist in dieser Hinsicht ein Vorhaben wie jedes andere, mit Kapitaleinsatz und Unsicherheit sowie einem Zeitpunkt, an dem sich entscheidet, ob es weitergeführt wird. Die Geschäftsführung gewinnt Glaubwürdigkeit, wenn sie das Thema in dieser Sprache vorstellt. Wer dagegen mit Modellnamen und Parametern argumentiert, signalisiert den Gesellschaftern, dass er das Thema noch nicht in die Bilanz übersetzt hat.

Der Druck selbst ist berechtigt. Mitarbeitende nutzen die Werkzeuge bereits, Kunden stellen Fragen, und Wettbewerber veröffentlichen erste Ankündigungen. Ein Unternehmen, das im ersten Jahr nach dem Start von ChatGPT keine Position entwickelt, verliert Lernzeit. Wie sich solche Ankündigungen von tatsächlichem Fortschritt unterscheiden lassen, beschreibt der Beitrag zum KI-Hype-Zyklus, und wie die Angst vor dem Verpassen entsteht, erklärt der Beitrag zur KI-FOMO in Unternehmen.

Welche acht Fragen muss die Geschäftsführung beantworten?

Die Geschäftsführung muss acht Fragen beantworten, und jede lässt sich mit einem Beleg aus dem eigenen Unternehmen unterlegen. Die Tabelle zeigt sie in der Reihenfolge, in der Gesellschafter sie üblicherweise stellen, zusammen mit dem Nachweis, der die Antwort glaubwürdig macht.

Zwei der acht Fragen verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil sie am häufigsten unbeantwortet bleiben. Die erste ist die Frage nach den Gesamtkosten. Die Lizenz eines Sprachmodells oder eines Assistenzwerkzeugs ist meist der kleinste Posten. Hinzu kommen die Anbindung an Systeme, die Pflege der Daten, die Schulung der Nutzer und vor allem die Arbeitszeit der Fachbereiche, die den Ablauf neu gestalten. Die zweite ist die Frage nach dem Ausstieg. Ein Vorhaben ohne vorab festgelegte Abbruchkriterien findet selten ein Ende, weil jede Zwischenerkenntnis als Grund für eine weitere Runde gelesen wird.

Wie rechnet man den Nutzen für das Gespräch mit den Gesellschaftern?

Den Nutzen rechnen Sie aus Menge, Zeit je Vorgang und Kostensatz, und zwar für einen einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf. Das folgende Beispiel ist illustrativ und zeigt den Rechenweg. Angenommen, ein Vertriebsteam erstellt 400 Angebote im Jahr, jedes bindet im Mittel drei Stunden, und der interne Stundensatz beträgt 70 Euro. Die jährlichen Kosten der Angebotserstellung liegen dann bei 84.000 Euro. Verkürzt ein Assistenzwerkzeug die Bearbeitungszeit um ein Drittel, entsteht ein Potenzial von 28.000 Euro. Davon ist wirksam, was der Fachbereich tatsächlich neu einsetzt, also beispielsweise für zusätzliche Kundengespräche. Ein realistischer Ansatz rechnet nur mit der Hälfte und prüft die übrige Hälfte im Betrieb.

Dieser Weg hat den Vorzug, dass jede Annahme überprüfbar ist. Die Gesellschafter können die Zahl der Angebote, die Bearbeitungszeit und den Stundensatz mit eigenen Erfahrungswerten abgleichen, und die Geschäftsführung kann sie mit dem Fachbereich bestätigen. Daraus entsteht ein Business Case, der sich im Gespräch verteidigen lässt. Vermeiden sollten Sie dagegen Gesamtschätzungen der Form „zehn Prozent Effizienzgewinn im Unternehmen“, weil sie keinen Eigentümer und keinen Messpunkt haben.

Wie bereitet sich die Geschäftsführung auf das erste Gespräch vor?

Die Geschäftsführung bereitet sich vor, indem sie vor dem Gespräch eine Seite mit drei Bestandteilen erstellt: die Lage, den Vorschlag und den Entscheidungstermin. Die Lage beschreibt, wo im Unternehmen KI heute schon genutzt wird, offiziell oder inoffiziell, und welche zwei bis drei Anwendungen den größten Hebel versprechen. Der Vorschlag nennt ein bis zwei Vorhaben mit Eigentümer, Kosten sowie Zielwert. Der Entscheidungstermin legt fest, wann die Gesellschafter über Weiterführung oder Erweiterung befinden, in der Regel nach einem ersten Prototyp im echten Ablauf.

Hilfreich ist außerdem eine Bestandsaufnahme der heutigen Nutzung. Viele Geschäftsführungen stellen fest, dass Teams bereits eigene Konten bei Anbietern angelegt haben. Diese Beobachtung entkräftet das Argument, man könne noch abwarten, und sie liefert ein erstes Risikothema für die Tagesordnung. Eine einfache Richtlinie zum Umgang mit vertraulichen Daten ist dann ein sinnvoller erster Beschluss, den die Gesellschafter schnell mitgehen. Wer zusätzlich zeigt, dass die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter bedacht ist, nimmt der Diskussion die Schärfe, denn der Wechsel zwischen Modellen soll in der Architektur vorgesehen sein.

Kosten und Konditionen von externer Unterstützung sind ein häufiger Nachfragepunkt. Umfang und Konditionen eines Vorhabens werden in der kostenfreien Erstberatung besprochen. Für die interne Diskussion genügt zunächst der Kostenrahmen der eigenen Mitarbeiterzeit, den die Rechnung oben liefert.

Welche Fehler machen Geschäftsführungen unter Gesellschafterdruck?

Geschäftsführungen machen unter Druck vor allem drei Fehler, die sich vermeiden lassen. Der erste Fehler ist der Aktionismus: Zehn Piloten starten gleichzeitig, kein Fachbereich hat Kapazität für die Einführung, und nach sechs Monaten liegt eine Sammlung von Demonstrationen vor, aber kein Betrieb. Der zweite Fehler ist die Verschiebung ins Technische, bei der die Diskussion auf Anbieter, Modelle sowie Plattformen wandert, während die Frage nach dem Geschäftsergebnis offen bleibt. Der dritte Fehler ist die Zusage ohne Rechnung, etwa ein Ziel für Effizienzgewinne, das niemand mit einem Ablauf verknüpft hat.

Gegen alle drei hilft dieselbe Disziplin: wenige Vorhaben, jeweils mit Eigentümer, Zahl sowie Termin. Auf diese Weise bleibt die Geschäftsführung handlungsfähig, ohne den Druck zu leugnen. Der Beitrag zum KI-Aktionismus zeigt, wie sich aus dem Druck eine Reihenfolge bauen lässt, und der Beitrag zu ChatGPT im Unternehmen beschreibt, was ein Jahr Erfahrung mit dem Werkzeug im Betrieb gezeigt hat.

Gesellschafterfragen zu KI mit Niehues Consulting klären

Niehues Consulting ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues bringt KI in den Betrieb, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld KI-Management entstehen die Antworten auf die acht Fragen: Business Analysis, Anforderungen, Business Case sowie Auswahl und Reihenfolge der Anwendungen.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model mit drei Phasen. Für das Gespräch mit Gesellschaftern zählen drei Prüffragen besonders: Welches Geschäftsergebnis soll sich messbar verändern? Ist der Business Case mit realen Werten bestätigt? Welche Kennzahl zeigt nach 90 Tagen, dass die Lösung ankommt? Wer diese drei Fragen beantworten kann, geht mit einem Plan in die Sitzung, den Gesellschafter prüfen können. Den Einstieg bildet eine kostenfreie Erstberatung von 30 Minuten, die Sie über den Kontakt vereinbaren.