KI-Strategie nach dem Hype: Was von der ersten Welle bleibt

Nach dem ersten Hype-Jahr bleiben von der KI-Welle Anwendungen, die in einem klar umrissenen Arbeitsschritt messbar Zeit oder Qualität gewinnen. Eine Strategie, die darauf aufbaut, bewertet jeden Pilot nach seinem Ergebnis im Betrieb und gibt Budget nur an Vorhaben mit Eigentümer und Kennzahl. Als Grundlage dienen die Erfahrungen der eigenen Teams.

Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführer und Bereichsleiter, die seit Herbst 2022 Piloten und Arbeitsgruppen aufgebaut haben und nun entscheiden, was davon weiterläuft. Er fasst zusammen, was belegt ist, und gibt ein Entscheidungsverfahren für das Portfolio der laufenden Vorhaben.

Was bleibt von der KI-Welle?

Von der KI-Welle bleiben Anwendungen, die Texte und Wissen in alltäglichen Arbeitsschritten verarbeiten und dabei belegbar Zeit sparen. Drei wissenschaftliche Untersuchungen aus den Jahren 2023 zeigen das übereinstimmend. Eine Feldstudie mit über 5.000 Servicekräften in einem Kundendienst ergab im Durchschnitt 14 Prozent mehr gelöste Anfragen pro Stunde, bei Berufsanfängern sogar 34 Prozent. Ein Experiment mit 453 Fachkräften in schreibenden Berufen, veröffentlicht in der Zeitschrift Science, ergab bei Schreibaufgaben rund 40 Prozent kürzere Bearbeitungszeit bei höher bewerteter Qualität. Ein Feldexperiment mit 758 Beratern, durchgeführt von Forschenden der Harvard Business School, zeigte zugleich die Grenze: Bei Aufgaben innerhalb des Leistungsbereichs der KI stieg die Qualität deutlich, bei einer Aufgabe außerhalb dieses Bereichs lagen die Teilnehmer mit KI-Hilfe häufiger falsch als ohne.

Daraus folgt eine klare Regel für die Strategie. KI lohnt sich dort, wo der Arbeitsschritt klar abgegrenzt ist, die Ergebnisse überprüfbar sind und die Nutzer die Antwort fachlich beurteilen können. Wo niemand das Ergebnis beurteilen kann, bringt sie keinen belegbaren Nutzen. Die Studien nennen keine Wirkung auf Unternehmensebene, denn ein schnellerer Arbeitsschritt wird erst zu einem besseren Ergebnis, wenn der Ablauf darum herum angepasst wird.

Ein zweiter Befund betrifft die Verbreitung. Nach Eurostat nutzten 2023 acht Prozent der Unternehmen in der Europäischen Union mit zehn und mehr Beschäftigten KI-Technologien. Die breite Nutzung im Alltag findet also in einer Minderheit der Betriebe statt. Wer gerade erst die Piloten bewertet, steht an derselben Stelle wie die Mehrheit.

Was war Hype und was war Erkenntnis?

Hype war die Erwartung, dass allgemeine KI-Assistenten ohne Anpassung ganze Funktionen verändern. Erkenntnis war, dass der Nutzen von der Aufgabe und dem Ablauf abhängt. Breite Lizenzen für alle Mitarbeitenden bringen wenig, solange niemand den Einsatz für die eigene Aufgabe geklärt hat, und die Nutzung flacht nach den ersten Wochen ab. Der Beitrag KI-Nutzung ohne Ergebnis beschreibt, woran sich das erkennen lässt.

Eine Erkenntnis betrifft die Technik. Der Aufwand liegt selten im Modell. Schon 2015 zeigten Forschende von Google in der Arbeit „Hidden Technical Debt in Machine Learning Systems“, dass der Modellcode nur einen kleinen Teil eines produktiven Systems ausmacht, während Datenpflege und Schnittstellen den größeren Teil bilden. Diese Aussage gilt für generative KI ebenso: Die Anbindung an Dokumente und Prozesse entscheidet über den Nutzen, die Wahl des Modells nur zu einem kleinen Teil. Mit mehreren leistungsfähigen Anbietern am Markt wird das Modell außerdem austauschbarer, die eigene Datenbasis und der eigene Ablauf bleiben es nicht.

Eine zweite Erkenntnis betrifft die Organisation. Eine Anwendung, die im Fachbereich keinen Eigentümer hat, wird nicht gepflegt und nach einem halben Jahr nicht mehr genutzt. Die Einführung ist damit ein Vorhaben der Linie, auch wenn die IT sie technisch betreibt. Wie Budgets im ersten Jahr versickert sind und woran man das früh erkennt, zeigt der Beitrag KI-Investitionen ohne Plan.

Wie bewertet man laufende KI-Piloten nach dem Hype?

Laufende Piloten bewerten Sie mit einer Entscheidungstabelle, die jedes Vorhaben einer von vier Antworten zuordnet: ausbauen, umbauen, beobachten oder beenden. Die Zuordnung folgt vier Fragen an jeden Pilot. Verändert sich eine Kennzahl, und ist der Effekt gemessen? Hat die Anwendung einen Eigentümer im Fachbereich? Nutzen die Anwender sie nach 90 Tagen noch regelmäßig? Sind die Kosten je Nutzung bekannt?

Die Tabelle zwingt zu einer Entscheidung über jeden Pilot, auch über die, die niemand abschalten möchte. Beenden gehört zur Strategie: Jeder beendete Pilot gibt Aufmerksamkeit und Budget für die Vorhaben frei, die wirken. Eine Gruppe von Piloten, die keine Entscheidung auslösen, hat nach zwölf Monaten Kosten verursacht und keine Erkenntnis geliefert.

Für die Priorisierung der verbleibenden Vorhaben hilft ein Wertvergleich. Dazu setzen Sie die jährliche Entlastung gegen die jährlichen Kosten der Anwendung. Ein Beispiel mit illustrativen Zahlen: Ein Vertriebsteam mit 20 Personen spart durch eine Angebotsassistenz pro Person zwei Stunden je Woche. Bei 44 Arbeitswochen ergibt das 20 mal 2 mal 44, also 1.760 Stunden im Jahr. Bei einem internen Stundensatz von 60 Euro entspricht das 105.600 Euro. Liegen die Kosten für Lizenzen und Betrieb bei 40.000 Euro im Jahr, bleibt ein rechnerischer Nutzen von 65.600 Euro. Er wird zu realem Nutzen, wenn die gewonnene Zeit für zusätzliche Kundentermine eingesetzt wird.

Welche Fragen muss eine KI-Strategie jetzt beantworten?

Eine KI-Strategie nach dem Hype beantwortet fünf Fragen. Welche Geschäftsergebnisse sollen sich in den nächsten zwölf Monaten durch KI messbar verändern? Welche Anwendungen tragen dazu bei, in welcher Reihenfolge? Wer verantwortet jede Anwendung im Betrieb? Welche Daten und Schnittstellen müssen dafür bereitstehen? Wie viel Kapazität steht bereit, und was wird dafür beendet?

Die erste Frage setzt den Rahmen: ohne Zielwert keine Priorität. Die zweite führt zu einem Portfolio mit wenigen Vorhaben, die gleichzeitig laufen. Ein bis drei Vorhaben je Bereich sind die Regel in der Praxis der Lieferung. Die dritte und vierte bestimmen, ob die Einführung gelingt. Die fünfte Frage ist die unbequemste, denn sie verlangt Verzicht. Eine Strategie ohne Verzicht ist eine Wunschliste.

Wie geht es nach der Überprüfung weiter?

Nach der Überprüfung folgt ein Rhythmus aus Quartalsentscheidungen. In jedem Quartal bewertet die Geschäftsführung die laufenden Vorhaben nach ihren Kennzahlen und beendet, was die Ziele verfehlt. Der Rhythmus verhindert zwei Fehler, die nach einem Hype häufig auftreten: das Festhalten an Piloten aus Gewohnheit und der Neustart in die nächste Welle, sobald ein neues Modell erscheint. Neue Modelle und Funktionen, wie sie im Frühjahr und Sommer 2024 von mehreren Anbietern erschienen sind, gehören in das Portfolio, wenn sie einen bestehenden Engpass lösen. Ihr Erscheinen allein begründet kein neues Vorhaben.

Wer die Marktlage einordnen will, findet im Beitrag zum KI-Halbjahr 2024 eine Übersicht, welche Ankündigungen im Alltag angekommen sind. Wie sich Kursbewegungen an den Börsen zur Entscheidung im eigenen Unternehmen verhalten, behandelt der Beitrag KI-Blase oder Wende.

KI-Strategie mit Niehues Consulting

Niehues Consulting ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues bringt KI in den Betrieb, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld KI-Management reicht die Arbeit von der Business Analysis über den Business Case bis zur Auswahl und Reihenfolge der Anwendungen und zur Steuerung des Portfolios.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model mit seinen drei Phasen. Für die Überprüfung einer Strategie nach dem Hype zählen drei Prüffragen: Welches Geschäftsergebnis soll sich messbar verändern? Was ist der Ausgangswert, und woran messen wir den Erfolg? Welche Kennzahl zeigt nach 90 Tagen, dass die Lösung ankommt? Den Einstieg bildet eine kostenfreie Erstberatung von 30 Minuten, die Sie über den Kontakt vereinbaren.