Agile Festpreisprojekte: Umfang flexibel halten, Budget sichern

Ein agiles Festpreisprojekt legt Budget und Zeitraum fest und hält den Umfang flexibel, sodass der Auftraggeber die Kosten begrenzt und trotzdem auf Erkenntnisse im Projekt reagieren kann. Dafür gibt es fünf gängige Vertragsmodelle, die sich in der Verteilung des Risikos unterscheiden. Welches passt, richtet sich nach der Unsicherheit des Vorhabens, dem Vertrauen zwischen den Parteien und der Möglichkeit, früh aufzuhören.

Der Widerspruch scheint unauflösbar. Die Einkaufsabteilung verlangt einen Festpreis, weil sie eine Zahl für das Budget braucht, und das Fachteam verlangt Agilität, weil sich Anforderungen im Verlauf ändern. Beide Wünsche sind berechtigt, und beide lassen sich erfüllen, wenn man weiß, was tatsächlich fest und was beweglich sein darf. Dieser Beitrag zeigt die Konstruktion, vergleicht die Vertragsmodelle und liefert einen Rechenweg für das Budget. Er gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung: Die Vertragsgestaltung im Einzelfall gehört zu Fachjuristen.

Warum scheitern klassische Festpreisprojekte oft?

Klassische Festpreisprojekte scheitern oft, weil sie Umfang, Termin und Preis zugleich fixieren, bevor das Vorhaben verstanden ist. Das Projektmanagement kennt dafür das Bild des Dreiecks aus Umfang, Zeit und Kosten. Wenn alle drei Seiten feststehen, bleibt für neue Erkenntnisse kein Spielraum. Jede Änderung wird zum Nachtrag, und der Lieferant kalkuliert Risiken in den Preis ein, die der Auftraggeber bezahlt, ob sie eintreten oder nicht. Auf der anderen Seite spart der Lieferant am Ende an der Qualität, weil der Umfang fest und die Zeit knapp ist.

Das Agile Manifest von 2001 hat diese Lage zugespitzt, indem es die Zusammenarbeit mit dem Kunden über die Vertragsverhandlung stellt. Der Scrum Guide von 2020 beschreibt Sprints als Zeitbox mit festem Rahmen und flexiblem Inhalt. Die Folge für Verträge ist eine Verschiebung: Fest sind Zeit und Budget, beweglich ist der Umfang, der sich am größten Nutzen für den Auftraggeber ausrichtet. Wie Termine in einem solchen Rahmen gehalten werden, beschreibt der Beitrag zur Release-Planung.

Welche Vertragsmodelle gibt es für agile Projekte?

Es gibt fünf gängige Modelle: Festpreis je Iteration, Budgetrahmen mit Optionen, Festpreis mit Änderungsbudget, Aufwandsvertrag mit Obergrenze und Festpreis mit vorzeitigem Ausstieg. Alle fünf teilen das Risiko anders auf, und keines ist für jedes Vorhaben das richtige.

Das fünfte Modell ist unter dem Namen „Money for Nothing, Change for Free“ bekannt und geht auf Jeff Sutherland zurück, den Mitbegründer von Scrum. Der Gedanke dahinter: Der Auftraggeber darf das Projekt vorzeitig beenden, sobald der wertvollste Teil des Umfangs geliefert ist, und zahlt einen vereinbarten Anteil des Restbudgets an den Lieferanten, in der Vorlage von Scrum Inc. sind es 20 Prozent. Änderungen am Umfang bleiben kostenlos, solange sie Umfang gleichen Aufwands ersetzen. Der Lieferant hat damit einen Anreiz, früh Wert zu liefern, und der Auftraggeber spart, wenn weniger gebraucht wird als geplant.

Wie berechnet man das Budget für ein agiles Festpreisprojekt?

Das Budget berechnen Sie aus den Kosten des Teams je Sprint, der Zahl der Sprints und einer Reserve für Unvorhergesehenes. Das Beispiel ist illustrativ. Ein Team von fünf Personen kostet inklusive Nebenkosten 25.000 Euro je zweiwöchigem Sprint. Für ein Vorhaben mit sechzehn Sprints ergibt sich ein Kernbudget von 400.000 Euro. Eine Reserve von 15 Prozent erhöht das Rahmenbudget auf 460.000 Euro, die der Auftraggeber nur nach Entscheidung abruft. Die ersten zwei Sprints dienen der Klärung, danach liegt eine belastbare Schätzung der Kapazität vor, und die Parteien entscheiden über Fortsetzung.

Bei einem Ausstiegsmodell wird zusätzlich der Anteil festgelegt, den der Auftraggeber im Fall des vorzeitigen Endes zahlt. Bei einem Anteil von 20 Prozent und einem Ende nach zwölf Sprints beträgt die Restzahlung 20 Prozent von vier verbleibenden Sprints, also 20.000 Euro, und der Auftraggeber spart 80.000 Euro gegenüber dem geplanten Verlauf. Das Beispiel zeigt, warum der Ausstieg die Interessen angleicht: Beide Seiten profitieren davon, wenn der Nutzen früh entsteht.

Welches Modell passt zu welchem Vorhaben?

Das Modell richtet sich nach drei Kriterien: der Unsicherheit des Vorhabens, dem Vertrauen zwischen den Parteien und der Frage, ob der Nutzen früh messbar wird. Bei hoher Unsicherheit und gutem Vertrauen passt der Festpreis je Iteration, weil der Umfang jeden Sprint neu gewählt wird. Bei klar trennbaren Phasen, etwa Konzeption, Umsetzung und Betrieb, passt der Budgetrahmen mit Optionen, weil der Auftraggeber an jeder Grenze neu entscheidet. Bei einem klaren Kern mit wenigen offenen Punkten passt der Festpreis mit Änderungsbudget, weil der Lieferant den Kern sicher kalkulieren kann.

Ungeeignet sind agile Festpreismodelle dort, wo der Auftraggeber keine Entscheidungsfähigkeit im Projekt bereitstellt. Ein Product Owner, der Priorisierungen nicht zeitnah trifft, verwandelt jedes Modell in ein Terminrisiko. Voraussetzung ist deshalb eine Person beim Auftraggeber, die Prioritäten setzt, und ein Lieferant, der Transparenz über Fortschritt und Kapazität gibt. Die Grundlagen der Methode behandelt der Beitrag zu Scrum im Mittelstand.

Wie verhindert man Streit über den Umfang?

Streit über den Umfang verhindern Sie durch eine gemeinsame Definition von Fertig und durch ein sichtbares Backlog. Die Parteien einigen sich vor Projektbeginn auf Kriterien, nach denen ein Ergebnis abgenommen wird, und überprüfen sie am Ende jedes Sprints in einer gemeinsamen Vorführung. Das Backlog, das der Auftraggeber einsehen kann, zeigt jederzeit, was geplant, begonnen und erledigt ist. Wer bei jeder Abnahme gemeinsam auf dieselben Kriterien schaut, vermeidet das späte Aufrechnen am Projektende.

Ein zweiter Hebel sind Abhängigkeiten. Wenn der Lieferant auf Zulieferungen des Auftraggebers wartet, etwa Zugänge oder Fachentscheidungen, verzögert sich das Projekt ohne Verschulden des Lieferanten. Die Vereinbarung nennt deshalb Mitwirkungspflichten mit Reaktionszeiten. Hilfreich ist die Sicht aus dem Beitrag zu Abhängigkeiten zwischen Teams, die sich auf Auftraggeber und Lieferant übertragen lässt. Für Vorhaben mit festem Zeitbudget liefert Shape Up ein Modell, das den Umfang an die verfügbare Zeit anpasst.

Agile Vorhaben steuern mit Niehues Consulting

Niehues Consulting ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues baut Organisationen, die liefern, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld Delivery Management und Organisationsdesign arbeitet er als Delivery Manager, Projektmanager oder Product Owner, also in den Rollen, die Budget, Umfang und Lieferung eines Vorhabens zusammenhalten.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model mit drei Phasen. Für agile Vorhaben mit begrenztem Budget zählen zwei Prüffragen: Welches Geschäftsergebnis soll sich messbar verändern? Wer entscheidet, wer liefert, wer nutzt? Sind beide beantwortet, lassen sich Umfang und Priorität steuern, ohne das Budget aus dem Blick zu verlieren. Umfang und Konditionen eines Vorhabens werden in der kostenfreien Erstberatung von 30 Minuten besprochen, die Sie über den Kontakt vereinbaren.