KI-Prioritäten für das neue Jahr: Die Fragen, die jede Geschäftsführung im Januar klären sollte

Eine Geschäftsführung setzt ihre KI-Prioritäten, indem sie klärt, welches Geschäftsergebnis sich ändern soll, welche Vorhaben dafür starten, wer sie verantwortet und woran der Erfolg gemessen wird. Alles Weitere folgt aus diesen Entscheidungen, auch das Budget.

Dieser Beitrag erscheint zwischen den Jahren und ist für den ersten Arbeitstag im Januar gedacht. Er stellt acht Fragen, die Geschäftsführung und Bereichsleiter in einem halben Tag beantworten können, ordnet die Antworten in ein Quartalsraster ein und zeigt, nach welchen Kriterien Sie zwischen Kauf und Eigenbau entscheiden. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Wo stehen Unternehmen zum Jahreswechsel?

Zum Jahreswechsel nutzt rund jedes achte Unternehmen in Deutschland KI, und die Verteilung ist ungleich. Das Statistische Bundesamt meldete im November 2023 einen Anteil von 12 Prozent bei Unternehmen ab zehn Beschäftigten, mit 10 Prozent bei den kleinen und 35 Prozent bei den Großunternehmen ab 250 Beschäftigten. Als häufigstes Hindernis nannten die Unternehmen ohne KI fehlendes Wissen.

Die belegte Wirkung konzentriert sich auf einzelne Arbeitsschritte. In einer Feldstudie mit 5.179 Kundenservice-Mitarbeitenden stieg die Zahl der gelösten Anfragen je Stunde mit einem KI-Assistenten im Mittel um 14 Prozent, bei weniger erfahrenen Kräften um 34 Prozent. Ein Experiment mit 453 Fachkräften, in Science veröffentlicht, ergab bei Schreibaufgaben eine um 40 Prozent kürzere Bearbeitungszeit. Wie diese Befunde einzuordnen sind, zeigt die KI-Jahresbilanz 2023.

Für Ihre Planung folgt daraus eine Ausgangslage mit zwei Seiten. Der Nutzen einzelner Anwendungen ist belegt, und der Druck von Gesellschaftern und Wettbewerbern wächst. Zugleich fehlt in vielen Unternehmen die Fähigkeit, Anwendungen in den Betrieb zu bringen. Wie Sie mit Erwartungen von Eigentümern umgehen, beschreibt der Beitrag KI-Druck von Gesellschaftern.

Welche Fragen sollte die Geschäftsführung im Januar klären?

Die Geschäftsführung sollte im Januar acht Fragen klären, die zusammen den KI-Plan des Jahres ergeben. Jede Frage hat ein Kriterium, an dem Sie erkennen, ob sie beantwortet ist.

Die ersten drei Fragen kommen zuerst, weil sie Ziel und Reihenfolge sowie Verantwortung festlegen. Fragen vier bis sieben klären, ob die Anwendungen im Alltag ankommen können. Frage acht verbindet den Plan mit dem Budget des Unternehmens. Fehlen drei oder mehr Antworten, ist der Plan noch nicht reif für eine Budgetfreigabe.

Wie viele KI-Vorhaben sollte ein Unternehmen im ersten Jahr starten?

Ein Unternehmen sollte im ersten Jahr ein bis drei Vorhaben starten und das nächste erst beginnen, wenn das erste im Regelbetrieb läuft. Jedes Vorhaben bindet Aufmerksamkeit im Fachbereich und Kapazität bei den wenigen Fachleuten für Daten und Entwicklung, die ein Mittelständler hat. Die Erhebung des Statistischen Bundesamts nennt fehlendes Wissen mit 72 Prozent als häufigsten Grund für Nichtnutzung, was den Engpass an dieser Stelle bestätigt.

Wie sich der Druck, jetzt viel zu tun, in einen belastbaren Plan übersetzen lässt, beschreibt der Beitrag KI-Aktionismus. Die Kapazitätsrechnung dahinter ist einfach: Zählen Sie die verfügbaren Stunden der Fachleute und der Fachbereiche je Quartal und ziehen Sie das Tagesgeschäft ab. Der Rest bestimmt, wie viele Vorhaben gleichzeitig möglich sind.

Wie sieht ein Quartalsraster für KI aus?

Ein Quartalsraster ordnet jedes Vorhaben in vier Etappen mit je einer Entscheidung der Geschäftsführung. Das Raster folgt den Phasen Verstehen, Bauen und Einführen und lässt sich an die Größe Ihres Unternehmens anpassen.

Das Raster behandelt den Betrieb als eigenen Schritt mit eigener Entscheidung. Ein Vorhaben, das im zweiten Quartal endet, hat den Zweck des Rasters erfüllt, denn es hat vor der Einführung die Wirtschaftlichkeit geprüft und verneint.

Kaufen, konfigurieren oder bauen?

Für die meisten Anwendungsfälle genügt im ersten Jahr der Kauf oder die Konfiguration einer Lösung am Markt. Eigenbau lohnt sich erst, wenn die Anwendung einen Wettbewerbsvorteil begründet oder keine Lösung am Markt die Anforderung erfüllt. Die Verfügbarkeit von KI-Funktionen in vorhandener Software, etwa mit Microsoft 365 Copilot seit November 2023, erweitert die Möglichkeiten zum Kauf. Einführung und Nutzen müssen Sie dennoch planen. Der Modellwettlauf ist für diese Entscheidung zweitrangig, wie der Beitrag Gemini gegen GPT-4 zeigt.

Bei der Wahl helfen drei Kriterien. Das erste ist die Einzigartigkeit: Je stärker die Anwendung das Geschäft von Wettbewerbern unterscheidet, desto eher lohnt der Eigenbau. Das zweite ist die Datenlage: Je sensibler und eigener die Daten, desto genauer prüfen Sie, wohin sie fließen. Das dritte ist die Betriebsfähigkeit: Ohne Team für Pflege und Weiterentwicklung wird ein Eigenbau zur Last.

Welche Regeln brauchen Mitarbeitende?

Mitarbeitende brauchen eine kurze, verständliche Nutzungsregel, die festlegt, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Informationen nicht in öffentliche KI-Dienste gehören. Eine solche Regel sorgt dafür, dass der Einsatz sichtbar wird und die Geschäftsführung weiß, wo KI genutzt wird. Rechtliche Einzelfragen klären Fachjuristen.

KI-Prioritäten mit Niehues Consulting

Niehues Consulting ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues bringt KI in den Betrieb, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld KI-Management reicht die Arbeit von Business Analysis und Anforderungen über den Business Case bis zur Auswahl und Reihenfolge der Anwendungen und zur Steuerung des Portfolios.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model mit seinen drei Phasen. Für die Prioritäten des Jahres zählen drei Prüffragen: Welches Geschäftsergebnis soll sich messbar verändern? Wer entscheidet, wer liefert, wer nutzt? Wer verantwortet den Betrieb ab dem ersten Tag? Umfang und Konditionen eines Vorhabens werden in der kostenfreien Erstberatung besprochen, die Sie über den Kontakt in 30 Minuten vereinbaren.