Microsoft 365 Copilot: Was zum Marktstart drin ist und was es kostet

Microsoft 365 Copilot kostet 30 US-Dollar je Nutzer und Monat und steht Unternehmenskunden seit dem 1. November 2023 zur Verfügung, zunächst für Kunden mit Microsoft 365 E3 oder E5 und ab 300 Lizenzen. Der Assistent arbeitet in den Büroanwendungen von Word bis Teams und greift auf die Daten zu, die der jeweilige Nutzer im Microsoft-365-Mandanten sehen darf. Ob sich die Lizenz lohnt, entscheidet sich weniger an der Technik als an den Rollen, die sie bekommen, an der Ordnung der Berechtigungen und an der Frage, ob die gewonnene Zeit im Betrieb tatsächlich anders genutzt wird.

Dieser Beitrag beschreibt, was Microsoft zum Marktstart anbietet, rechnet die Kosten für ein Unternehmen durch und gibt Kriterien an die Hand, wer eine Lizenz zuerst erhalten sollte. Er berührt die Frage des Datenschutzes nur am Rand: Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was ist in Microsoft 365 Copilot zum Marktstart enthalten?

Microsoft 365 Copilot bringt einen KI-Assistenten in die Anwendungen, in denen Büroarbeit stattfindet. Microsoft hat die Verfügbarkeit am 21. September 2023 angekündigt und den allgemeinen Start für Unternehmenskunden auf den 1. November 2023 gelegt. Der Assistent erscheint in den Anwendungen von Microsoft 365, von Word und Excel bis Teams und OneNote. In Word entwirft er Texte und fasst Dokumente zusammen, in Outlook verdichtet er lange E-Mail-Verläufe, in Teams fasst er Besprechungen zusammen, in PowerPoint erzeugt er einen ersten Folienentwurf aus einem Dokument, und in Excel hilft er bei der Auswertung von Tabellen.

Hinzu kommt Microsoft 365 Chat, ein Chatfenster, das Informationen aus den Dokumenten, Nachrichten und Besprechungen des Nutzers zusammenführt. Microsoft beschreibt die Datenverarbeitung als eine Verarbeitung innerhalb des eigenen Microsoft-365-Mandanten, und der Assistent berücksichtigt nach den Angaben des Herstellers die bestehenden Berechtigungen. Das ist ein Vorteil gegenüber frei zugänglichen Chatbots, deren Nutzung durch Mitarbeitende oft außerhalb jeder Kontrolle liegt. Es ist zugleich der Grund, weshalb die Berechtigungsstruktur vor der Einführung geprüft werden muss.

Davon zu unterscheiden ist Bing Chat Enterprise, ein Chatassistent mit Datenschutzzusagen für Geschäftskunden. Microsoft hat im Juli 2023 angekündigt, ihn ohne Aufpreis in Microsoft 365 E3, E5, Business Standard und Business Premium einzuschließen und später als eigenständiges Produkt für 5 US-Dollar je Nutzer und Monat anzubieten. Er beantwortet Fragen aus dem Web und hat keinen Zugriff auf die Unternehmensdaten. Für Unternehmen, die zunächst Erfahrung mit generativer KI sammeln wollen, ist er der günstigere Einstieg. Eine Einordnung, wie Entscheider die Ankündigungen der Hersteller bewerten, liefert der Beitrag zum KI-Hype-Zyklus.

Was kostet Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot kostet 30 US-Dollar je Nutzer und Monat, zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz, die der Nutzer bereits hat. Bei einer Jahresrechnung entspricht das 360 US-Dollar je Nutzer, bei einem Kurs von rund 1,07 US-Dollar je Euro etwa 335 Euro. Zum Marktstart gelten zwei Einschränkungen: Kaufen können die Lizenz Kunden mit Microsoft 365 E3 oder E5, und die Mindestabnahme liegt bei 300 Lizenzen. Das sind rund 108.000 US-Dollar oder etwa 100.000 Euro im Jahr. Microsoft hat Business Standard und Business Premium für die Lizenz angekündigt, zum Marktstart sind sie nicht dabei. Euro-Preise klären Unternehmen mit ihrem Microsoft-Partner, denn die Konditionen können sich von der Preisliste in US-Dollar unterscheiden.

Die Lizenz ist nur ein Teil der Kosten. Hinzu kommen der Aufwand für die Bereinigung von Berechtigungen und für die Schulung der Nutzer sowie die Zeit der Fachbereiche für Pilot und Auswertung. Als Faustregel gilt, dass ein Unternehmen für jede Lizenz auch die Kosten für die Befähigung der Nutzer einplanen sollte, weil ein Assistent ohne Nutzungsgewohnheit selten Zeit spart.

Welchen Nutzen zeigen Studien zu generativer KI am Arbeitsplatz?

Studien zu generativer KI am Arbeitsplatz zeigen spürbare Zeitgewinne bei Schreib- und Wissensarbeit, vor allem bei Berufsanfängern. Zu Copilot selbst liegen zum Marktstart keine unabhängigen Untersuchungen vor, wohl aber zu vergleichbaren Assistenten auf Basis großer Sprachmodelle. Ein Experiment mit Fachkräften, das 2023 in der Zeitschrift Science erschien, ließ Teilnehmende berufliche Schreibaufgaben mit und ohne ChatGPT erledigen: Die benötigte Zeit sank um rund 40 Prozent, die Qualität der Ergebnisse stieg nach der Bewertung durch Dritte um rund 18 Prozent. Eine Feldstudie mit mehr als 5.000 Servicekräften in einem Kundendienst, erschienen 2023 als Arbeitspapier des National Bureau of Economic Research, ermittelte im Durchschnitt 14 Prozent mehr gelöste Anfragen pro Stunde, bei Berufsanfängern 34 Prozent.

Zwei Einschränkungen gehören zur Auswertung dieser Zahlen. Die Aufgaben waren klar umrissen, und die Ergebnisse gelten für Schreibarbeit und Kundendialog, nicht für jede Art von Büroarbeit. Zudem zeigt die Servicestudie, dass die Wirkung bei erfahrenen Kräften deutlich kleiner ausfiel. Entscheider sollten daraus ableiten, dass der Nutzen von der Aufgabe und vom Erfahrungsstand der Nutzer abhängt und in einer eigenen Pilotphase gemessen werden muss. Eine nüchterne Einordnung des ersten Jahres mit generativer KI im Unternehmen bietet der Beitrag ChatGPT im Unternehmen.

Wer sollte zuerst eine Lizenz bekommen?

Zuerst bekommen die Rollen eine Lizenz, bei denen viel Text und viele Besprechungen anfallen und bei denen die Ergebnisse vor der Weitergabe ohnehin geprüft werden. Maßgeblich ist die Aufgabe, die jemand täglich erledigt, und nicht seine Position. Die folgende Tabelle zeigt eine Auswahl typischer Rollen mit einer Hypothese zum Nutzen, die der Pilot bestätigen oder widerlegen muss.

Wie führen Sie Microsoft 365 Copilot in vier Schritten ein?

Sie führen Copilot ein, indem Sie eine Pilotgruppe mit klaren Aufgaben ausstatten und die Berechtigungen vorher bereinigen. Danach messen Sie den Nutzen und rollen erst dann aus. Der Pilot endet mit einer Entscheidung und läuft nicht als Dauerzustand weiter. Wegen der Mindestabnahme von 300 Lizenzen gilt dabei eine Vorbedingung: Wer Copilot zum Marktstart kauft, bucht den Pilot in der Größe der Mindestabnahme. Unternehmen mit weniger als 300 Nutzern oder ohne E3 oder E5 sammeln zunächst Erfahrung mit Bing Chat Enterprise, das in ihren Lizenzen enthalten ist, und warten auf die angekündigte Öffnung der Lizenz.

1. Ziel und Ausgangswert festlegen: Die Geschäftsführung bestimmt, welche Kennzahl sich verändern soll, etwa die Zeit für die Nachbereitung von Besprechungen oder die Durchlaufzeit von Angeboten. Der Ausgangswert wird vor dem Start über zwei bis vier Wochen erhoben.
2. Berechtigungen ordnen: Der Assistent zeigt, was Nutzer sehen dürfen. Falsch freigegebene Ordner und Dokumente, die in vielen Unternehmen über Jahre entstanden sind, werden mit ihm schlagartig sichtbar. Die IT prüft deshalb vor dem Start, welche sensiblen Inhalte breit freigegeben sind.
3. Pilotgruppe ausstatten: Die 300 Lizenzen gehen an Nutzer aus drei bis vier Rollen mit dem höchsten erwarteten Nutzen, jeweils mit einer Einführung in den Umgang mit dem Assistenten und einem Ansprechpartner. Die Nutzung wird protokolliert, und die Nutzer berichten wöchentlich über Aufgaben, bei denen der Assistent geholfen oder gestört hat.
4. Entscheiden: Nach acht bis zwölf Wochen vergleicht die Geschäftsführung die Kennzahl mit dem Ausgangswert, stellt sie den Kosten gegenüber und beschließt, für welche Rollen die Lizenz verlängert wird. Wie aus dem Druck, KI einzuführen, eine solche Entscheidungsfolge wird, beschreibt der Beitrag zum KI-Aktionismus.

Welche Risiken sollten Entscheider kennen?

Die wichtigsten Risiken sind fehlerhafte Inhalte, überzogene Erwartungen und ungeordnete Daten. Sprachmodelle formulieren überzeugend und liegen dabei mitunter falsch, deshalb gehört jeder Entwurf, der das Unternehmen verlässt, in die Hand eines Menschen, der den Inhalt verantwortet. Überzogene Erwartungen entstehen, wenn Vorführungen die besten Fälle zeigen und der Alltag mit unvollständigen Dokumenten und Sonderfällen arbeitet. Ungeordnete Daten führen dazu, dass der Assistent Informationen findet, die kein Mitarbeiter bewusst gesucht hätte. Hinzu kommt ein organisatorisches Risiko: Wird die Lizenz allen gleichzeitig zugeteilt, verteilt sich die Aufmerksamkeit der Führung, und niemand bildet Routinen aus.

Microsoft 365 Copilot mit Niehues Consulting

Niehues Consulting ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues bringt KI in den Betrieb, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld KI-Management reicht die Arbeit von Business Analysis und Anforderungen über den Business Case bis zur Auswahl und Reihenfolge der Anwendungen und zur Steuerung des Portfolios.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model mit seinen drei Phasen. Für die Einführung eines Assistenten wie Copilot zählen drei Prüffragen besonders: Welches Geschäftsergebnis soll sich messbar verändern? Ist der Business Case mit realen Werten bestätigt? Sind die Nutzer befähigt und die Abläufe angepasst? Umfang und Konditionen eines Vorhabens werden in der kostenfreien Erstberatung von 30 Minuten besprochen, die Sie über den Kontakt vereinbaren.