RPA-Bots aufräumen: Wenn die Automatisierung selbst zur Altlast wird

RPA-Bots räumen Sie in vier Schritten auf: inventarisieren, bewerten, entscheiden, einem Eigentümer zuordnen. Ein Bot wird zur Altlast, wenn sich das System ändert, in dem er klickt, oder der Prozess, den er abbildet, und niemand die Pflege verantwortet. Wer die Bots nach Nutzen und Wartungsaufwand bewertet, trennt die Automatisierungen, die sich bezahlt machen, von denen, die mehr Zeit kosten, als sie sparen.

Robotic Process Automation hat in vielen Unternehmen in den vergangenen Jahren Aufgaben übernommen, die Mitarbeitende zuvor von Hand in Oberflächen erledigten: Daten von einem System in ein anderes übertragen, Rechnungen erfassen, Stammdaten abgleichen. Der Beitrag beschreibt, warum diese Bots altern, wie ein Unternehmen seinen Bestand erfasst und bewertet und welche vier Entscheidungen für jeden Bot möglich sind. Er richtet sich an Bereichsleiter und Geschäftsführer, die den Betrieb ihrer Automatisierung steuern und wissen wollen, ob sie sich weiter rechnet.

Warum werden RPA-Bots zur Altlast?

RPA-Bots werden zur Altlast, weil sie an der Oberfläche von Anwendungen arbeiten und jede Änderung an dieser Oberfläche oder am Prozess sie beschädigt. Ein Bot liest Felder an Bildschirmpositionen, klickt Schaltflächen an und kopiert Werte. Aktualisiert der Hersteller die Anwendung, benennt ein Fachbereich ein Feld um oder ändert sich das Layout einer Maske, bricht der Ablauf oder liefert falsche Ergebnisse.

Das Muster ist aus der Softwareentwicklung bekannt. Ward Cunningham beschrieb 1992 das Bild der technischen Schuld: Wer kurzfristig ohne Rücksicht auf Pflegbarkeit baut, nimmt einen Kredit auf, dessen Zinsen als Mehraufwand bei jeder späteren Änderung anfallen. Ein Bot, der in einer Woche gebaut wurde und weder Dokumentation noch Fehlerbehandlung noch einen Eigentümer hat, entspricht diesem Kredit. Die Zinsen zahlt, wer ihn Monate später reparieren muss und nicht weiß, welcher Prozess dahinter steht.

Vier Ursachen wiederholen sich. Erstens ändern sich die Zielsysteme: Updates und Migrationen verschieben Felder und Abläufe. Zweitens ändert sich der Prozess selbst, ohne dass der Bot angepasst wird, sodass er einen Ablauf automatisiert, den es so nicht mehr gibt. Drittens verlassen Entwickler und Fachanwender das Unternehmen, und mit ihnen das Wissen darüber, was der Bot tut und warum. Viertens laufen Zugangsdaten und Dienstkonten aus oder werden gesperrt, und der Bot fällt still aus. Der Beitrag zu Wartezeiten im Prozess beschreibt, wie solche Ausfälle Arbeit liegen lassen, ohne dass jemand es bemerkt.

Woran erkennt man, dass der Bot-Bestand aufgeräumt werden muss?

Der Bot-Bestand braucht Aufräumarbeit, sobald mehrere der folgenden Signale gleichzeitig auftreten. Das Team für den Bot-Betrieb verbringt mehr Zeit mit Reparaturen als mit neuen Automatisierungen, und Fachbereiche erfahren von Ausfällen erst, wenn ein Kunde nachfragt. Niemand kann sagen, wie viele Bots laufen und wer für sie verantwortlich ist. Ein Bot läuft seit Jahren, obwohl der zugrunde liegende Prozess umgestellt wurde, oder Mitarbeitende prüfen seine Ergebnisse routinemäßig von Hand nach, weil sie ihm nicht mehr vertrauen. In diesem Fall hat die Automatisierung ihren Nutzen bereits verloren und verursacht trotzdem Betriebskosten.

Wie inventarisiert man RPA-Bots?

Die Inventur erfasst jeden Bot mit zehn Angaben und endet mit einer vollständigen Liste, die ein Eigentümer im Fachbereich bestätigt. Als Quellen dienen die Orchestrierungsplattform des Herstellers, die Zeitplaner der Server und Befragungen der Fachbereiche, denn manche Bots laufen auf Arbeitsplatzrechnern, die in keiner Liste stehen.

Die Inventur liefert zuerst ein ernüchterndes Ergebnis, das für den Fortgang nützlich ist: Bei vielen Bots fehlt ein Teil der Angaben. Fehlt der Eigentümer, hat der Bot keine Zukunft, bis jemand die Verantwortung übernimmt. Fehlt die Angabe zur eingesparten Zeit, ist der Nutzen unbelegt.

Wie bewertet man, ob ein Bot sich noch lohnt?

Ein Bot lohnt sich, solange die eingesparte Arbeitszeit die Kosten für Betrieb und Pflege übersteigt. Der Rechenweg vergleicht beide Seiten für ein Jahr. Auf der Nutzenseite steht die tatsächlich eingesparte Arbeitszeit mal dem Stundensatz des Fachbereichs. Auf der Kostenseite stehen Lizenz oder anteilige Plattformkosten, die Pflegestunden für Anpassungen und Störungsbehebung sowie der Aufwand der Fachbereiche, die Ergebnisse stichprobenartig prüfen.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten zeigt die Logik: Ein Bot spart im Fachbereich 60 Stunden im Monat, bei einem Stundensatz von 50 Euro sind das 3.000 Euro monatlich oder 36.000 Euro im Jahr. Er verursacht anteilige Lizenzkosten von 6.000 Euro im Jahr, 80 Stunden Pflege im Jahr zu 90 Euro, das sind 7.200 Euro, und 30 Stunden Prüfaufwand im Fachbereich zu 50 Euro, das sind 1.500 Euro. Die Kosten betragen 14.700 Euro, der Nettonutzen 21.300 Euro. Fällt die Pflege durch einen neuen Release des Zielsystems auf 300 Stunden, steigen die Kosten auf 34.500 Euro, und der Bot rechnet sich kaum noch. Das Beispiel ist illustrativ, der eigene Bestand liefert die echten Werte.

Welche vier Entscheidungen gibt es für jeden Bot?

Für jeden Bot gibt es vier mögliche Entscheidungen: behalten, überarbeiten, ersetzen oder stilllegen. Behalten gilt für Bots mit klarem Nutzen und geringem Pflegeaufwand, die einen Eigentümer und eine Dokumentation erhalten. Überarbeiten gilt für Bots mit klarem Nutzen und hohem Aufwand, bei denen sich die Fehlerbehandlung, die Protokollierung und die Überwachung verbessern lassen, sodass Störungen sofort gemeldet werden.

Ersetzen kommt in Frage, wenn das Zielsystem eine Schnittstelle bietet. Eine Anbindung über eine Programmierschnittstelle ist unempfindlich gegen Änderungen am Layout, weil sie keine Bildschirmpositionen nutzt. Bei Dokumenten kann ein Verfahren der Texterkennung mit KI-Unterstützung, das Rechnungen oder E-Mails klassifiziert und Felder ausliest, Teile des Bots ersetzen, wenn die Qualität der Erkennung im echten Ablauf mit echten Daten geprüft wurde. Diese Option verlangt einen eigenen Prüfauftrag.

Stilllegen gilt für Bots, deren Prozess entfallen ist, deren Nutzen nicht belegt ist oder deren Pflege teurer ist als die manuelle Arbeit. Stilllegen gerät bei der Bereinigung leicht aus dem Blick. Ein abgeschalteter Bot spart Lizenz sowie Pflege und Prüfaufwand, und nach einem Monat zeigt sich im Fachbereich, ob die manuelle Arbeit tatsächlich anfällt. Wie sich der Bestand an Vorhaben insgesamt verringern lässt, beschreibt der Beitrag zum Entrümpeln des Projektportfolios.

Wie hält man den Bestand dauerhaft sauber?

Der Bestand bleibt sauber, wenn jeder Bot einen Eigentümer im Fachbereich hat, jede Änderung am Prozess den Bot einschließt und der Betrieb Störungen aktiv meldet. Vier Regeln genügen für den Anfang.

1. Jeder neue Bot geht erst in den Betrieb, wenn Eigentümer, Dokumentation und Fehlerbehandlung vorliegen. Die Definition of Done des Bots enthält diese Punkte, ähnlich wie im Beitrag zur Definition of Done beschrieben.
2. Jede Änderung eines Zielsystems oder Prozesses löst eine Prüfung der betroffenen Bots aus. Dafür braucht der Betrieb eine Liste, welche Bots in welchem System arbeiten.
3. Jeder Bot hat eine Überwachung, die Ausfälle und auffällige Ergebnisse meldet, und eine Kennzahl für die eingesparte Zeit, die der Fachbereich bestätigt.
4. Einmal im Quartal sichtet der Eigentümer des Bot-Betriebs die Liste mit den Fachbereichen und entscheidet über Behalten, Überarbeiten, Ersetzen oder Stilllegen.

Aufräumen mit Niehues Consulting

Niehues Consulting ist eine Beratung für KI-Management und Organisationsdesign aus der Lieferperspektive mit Sitz in Düsseldorf. Gründer Marin Niehues bringt KI in den Betrieb, in Projekten von VC-finanzierten Scaleups bis zu DAX-40-Konzernen und in über 20 Ländern auf sechs Kontinenten. Im Leistungsfeld KI-Management reicht die Arbeit von Business Analysis und Anforderungen über den Business Case bis zur Auswahl und Reihenfolge der Anwendungen und zur Steuerung des Portfolios.

Das Vorgehen folgt dem Niehues Delivery Model. Für die Bereinigung eines Bot-Bestands zählen drei Prüffragen: Was ist der Ausgangswert, und woran messen wir den Erfolg? Ist der Business Case mit realen Werten bestätigt? Wer verantwortet den Betrieb ab dem ersten Tag? Daraus entsteht je Bot eine Entscheidung mit Eigentümer und Kennzahl, und für den Gesamtbestand eine Reihenfolge, die Nutzen und Risiko berücksichtigt. Umfang und Konditionen eines Vorhabens werden in der kostenfreien Erstberatung besprochen, die Sie über den Kontakt vereinbaren.